Có thể sử dụng đồng thời OKR và KPI không?

Hoàn toàn có thể sử dụng đồng thời OKR và KPI! Thực tế, nhiều tổ chức đang kết hợp cả hai phương pháp này để đạt được hiệu quả quản lý tối ưu.

Tại sao nên kết hợp OKR và KPI?

• Bổ sung cho nhau: OKR tập trung vào mục tiêu dài hạn, định hướng chiến lược, trong khi KPI đo lường hiệu suất hiện tại và các chỉ số cụ thể. Khi kết hợp, chúng tạo nên một bức tranh toàn diện về hiệu suất của tổ chức.
• Tăng tính chính xác: KPI cung cấp dữ liệu số lượng hóa để đánh giá tiến độ đạt được các mục tiêu trong OKR.Điều này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là thực tế và có thể đo lường được.
• Cải thiện sự linh hoạt: OKR mang đến sự linh hoạt trong việc đặt mục tiêu, trong khi KPI cung cấp một khung đo lường ổn định. Sự kết hợp này giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi của thị trường và đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả.

Làm thế nào để kết hợp OKR và KPI?

• KPI như một phần của OKR: Các chỉ số KPI cụ thể có thể được đưa vào làm các Kết quả then chốt (Key Results) trong OKR. Ví dụ: Nếu mục tiêu OKR là "Tăng trưởng doanh thu", thì KPI "Tăng doanh thu 20%" có thể là một Kết quả then chốt.
• OKR định hướng cho KPI: OKR giúp xác định những KPI nào là quan trọng nhất và cần được theo dõi. Điều này giúp tránh tình trạng theo dõi quá nhiều KPI không cần thiết.
• Sử dụng OKR để đặt mục tiêu dài hạn, KPI để theo dõi tiến độ ngắn hạn: OKR tập trung vào các mục tiêu lớn và dài hạn của tổ chức, trong khi KPI giúp theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Ví dụ:

Giả sử một công ty đặt ra mục tiêu OKR là "Trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ bền vững".

• Kết quả then chốt (KRs):
• Tăng doanh thu từ sản phẩm gỗ bền vững 30%.
• Giảm 20% lượng chất thải sản xuất.
• Đạt được chứng nhận FSC cho 80% sản phẩm.
• Các KPI liên quan:
• Doanh thu trung bình trên một sản phẩm gỗ bền vững.
• Tỷ lệ sản phẩm bị lỗi.
• Số lượng đơn hàng từ khách hàng lớn.

Lưu ý:

• Tránh quá tải: Đừng đặt quá nhiều KPI, chỉ tập trung vào những KPI quan trọng nhất.
• Linh hoạt: Cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh cả OKR và KPI để phù hợp với tình hình thực tế.
• Cân bằng: Cần cân bằng giữa các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, giữa các chỉ số định lượng và định tính.

Kết luận:

Việc kết hợp OKR và KPI mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, các tổ chức cần có một kế hoạch triển khai rõ ràng và sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

--------------

Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs

Công nghệ bùng nổ như hiện nay khiến nhiều nhà lãnh đạo chuyển sang mô hình quản trị OKRs, bởi nó phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn. Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs bao gồm:

Thiết lập mục tiêu và tạo kết quả then chốt từ KPI

Cần thiết lập mục tiêu chính, sau đó để KPIs vào mô hình và xem đó là kết quả then chốt trong OKRs. Cần đảm bảo không cố gắng nhồi nhét quá nhiều KPI cho một mục tiêu, khoảng 1 - 3 KPI là hợp lý. Mỗi OKRs cũng không nên có quá 10 kết quả then chốt, lưu ý rằng càng ít kết quả then chốt thì càng dễ triển khai hơn.

Xác định kết quả then chốt

Dựa vào mô hình SMART để xác định chính xác kết quả then chốt:

• S (Specific) – Tính cụ thể: Kết quả then chốt cần rõ ràng, cụ thể để tất cả các thành viên có liên quan đều hiểu được.
• M (Measurable) Có thể đo lường: Kết quả then chốt phải đo lường được mức độ thành công, thất bại.
• A (Achievable) – Tính khả thi: Kết quả then chốt này có thực tế không, có thể đạt được không?
• R (Relevant) – Tính liên quan: Các kết quả then chốt này có liên quan, quan trọng với mục tiêu đề ra không?
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành các mục tiêu, thông thường thì thời hạn đặt ra là tầm 1 quý.

Sử dụng một công cụ giám sát phù hợp

Trên thực tế, việc triển khai mô hình OKRs không hề dễ dàng như quy trình đã đề ra. Không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu những nhân viên ưu tú, nổi bật, doanh nghiệp phải đề cao tính kỷ luật, văn hóa làm việc, tính cam kết của nhân viên nhằm phát triển vững mạnh. Doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR song song để thuận tiện hơn cho việc đặt và thực hiện mục tiêu.

Một số lưu ý khi xây dựng KPIs và OKRs

• Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể trước khi xây dựng các chỉ tiêu KPIs

• Cần xác định chính xác mục tiêu KPI dựa vào kết quả thực tiễn của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu quý trước, từ đó sắp xếp nguồn lực sao cho phù hợp để xây dựng KPIs

• Đánh giá công bằng, khách quan về hiệu suất làm việc của các nhân viên, bộ phận, phòng ban trong tổ chức, có như vậy mới làm hài lòng nhân viên và sự cống hiến hết mình của họ cho doanh nghiệp

• Các nhà quản lý doanh nghiệp tránh xây dựng OKRs dựa vào mong muốn cá nhân, thay vào đó hãy tham khảo các bộ phận/ phòng ban trong công ty

• Một OKRs khoa học thường có hình kim tự tháp với cấp độ nhân viên, trưởng nhóm, nhà quản lý để tạo ra một mục tiêu chung

• OKRs có thể sẽ không phát huy hết hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc duy trì các chiến lược hiện tại mà không có những thay đổi, bứt phá nào trong tương lai

• KPIs và OKRs nên được áp dụng song song tại doanh nghiệp, đây là hai phương pháp với mục đích khác nhau nhưng có tính tương trợ lẫn nhau cực kỳ tốt

• Thông thường, KPIs sẽ áp dụng cho những doanh nghiệp đã đi vào khuôn khổ, với những chiến lược cụ thể và hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ. Khi áp dụng KPIs cần xem xét năng lực của từng nhân viên, xem xét họ có sẵn sàng thực hiện các KPIs đã đề ra hay không

• OKRs nên được áp dụng tại doanh nghiệp có mong muốn hướng tới những mục tiêu to lớn, hoài bão, nhiều cảm hứng, thông thường kết quả chính đạt được 60 - 70% cũng được xem là thành công.

OKR là gì?

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt. Đây là một phương pháp quản lý hiệu quả được nhiều công ty, tổ chức sử dụng để đặt ra mục tiêu và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu đó.

OKR hoạt động như thế nào?

OKR gồm 2 phần chính:

• Objective (Mục tiêu): Đây là một câu khẳng định, ngắn gọn, mô tả một mục tiêu lớn mà bạn muốn đạt được. Ví dụ: "Trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực thương mại điện tử tại Việt Nam".
• Key Results (Kết quả then chốt): Đây là những chỉ số cụ thể, đo lường được, cho thấy bạn đã tiến gần đến mục tiêu như thế nào. Ví dụ: "Tăng doanh thu 30%", "Giảm chi phí vận hành 15%", "Tăng số lượng khách hàng mới 20%".

Tại sao nên sử dụng OKR?

• Tăng tính minh bạch: OKR giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ mục tiêu chung và đóng góp của mình vào mục tiêu đó.
• Tăng sự tập trung: Bằng cách xác định rõ các kết quả then chốt, OKR giúp mọi người tập trung vào những việc quan trọng nhất.
• Cải thiện hiệu suất: OKR giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan.
• Thúc đẩy sự sáng tạo: OKR khuyến khích mọi người đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng và tìm ra những cách làm mới để đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ về OKR:

Mục tiêu: Trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực thương mại điện tử tại Việt Nam.

Kết quả then chốt:

• Tăng doanh thu 30% so với năm trước.
• Giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ 10%.
• Tăng số lượng đánh giá 5 sao trên sản phẩm lên 80%.

Điểm khác biệt giữa OKR và KPI:

• KPI (Key Performance Indicator): Là các chỉ số đo lường hiệu suất hiện tại, thường có tính chất định lượng và mang tính lịch sử.
• OKR: Là một khung mục tiêu giúp định hướng tương lai, kết hợp cả mục tiêu định tính và định lượng.

Những lưu ý khi sử dụng OKR:

• Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và đo lường được.
• Kết quả then chốt phải tham vọng nhưng vẫn khả thi.
• OKR phải được xem xét và điều chỉnh thường xuyên.
• Mọi người trong tổ chức phải tham gia vào quá trình xây dựng và thực hiện OKR.

 Xem thêm: https://phungthanhtuan.blogspot.com/2024/08/co-su-dung-ong-thoi-okr-va-kpi-khong.html

Hệ thống mục tiêu cho doanh nghiệp

Tuy KPI và OKR là hai hệ thống mục tiêu và đo lường hiệu suất phổ biến, nhưng chúng không phải là những công cụ duy nhất. Trong thực tế, có rất nhiều bộ chỉ tiêu khác được các tổ chức sử dụng tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề, và các mục tiêu cụ thể.

Dưới đây là một số bộ chỉ tiêu thông dụng khác bên cạnh KPI và OKR:

1. Hệ thống cân bằng bảng điểm (Balanced Scorecard)

• Mô tả: Đây là một hệ thống đo lường hiệu suất toàn diện, bao gồm bốn góc độ chính: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học hỏi và phát triển.
• Ưu điểm: Cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của tổ chức, giúp cân bằng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Sử dụng: Phù hợp với các tổ chức lớn và phức tạp, cần một hệ thống đánh giá hiệu suất toàn diện.

2. Hệ thống đo lường hiệu suất doanh nghiệp (Business Performance Management - BPM)

• Mô tả: BPM là một quá trình liên tục của việc đo lường, phân tích và cải thiện các hoạt động kinh doanh để đạt được các mục tiêu chiến lược.
• Ưu điểm: Cung cấp một khung làm việc linh hoạt để đo lường và quản lý hiệu suất, cho phép các tổ chức điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.
• Sử dụng: Phù hợp với các tổ chức muốn có một hệ thống quản lý hiệu suất linh hoạt và dựa trên dữ liệu.

3. Hệ thống đo lường hiệu suất cấp cao (High-Level Performance Metrics)

• Mô tả: Đây là các chỉ số cấp cao, tổng quan về hiệu suất của tổ chức, thường được sử dụng bởi ban lãnh đạo.
• Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ theo dõi và cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.
• Sử dụng: Phù hợp với các báo cáo cấp cao, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng đánh giá tình hình và đưa ra quyết định.

4. Hệ thống chỉ số dẫn đường (Leading Indicators)

• Mô tả: Đây là các chỉ số dự báo hiệu suất tương lai, cho phép các tổ chức chủ động điều chỉnh các hoạt động để đạt được mục tiêu.
• Ưu điểm: Giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
• Sử dụng: Phù hợp với các tổ chức muốn chủ động quản lý rủi ro và cải thiện hiệu suất.

5. Các chỉ số cụ thể ngành:

• Mô tả: Mỗi ngành nghề sẽ có những chỉ số đặc thù để đo lường hiệu suất.
• Ví dụ: Trong ngành bán lẻ, có thể sử dụng các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, hoặc tỷ lệ khách hàng quay lại. Trong ngành sản xuất, có thể sử dụng các chỉ số như thời gian chu kỳ sản xuất, tỷ lệ phế phẩm,hoặc hiệu suất sử dụng máy móc.

Lựa chọn bộ chỉ tiêu phù hợp

Việc lựa chọn bộ chỉ tiêu nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Mục tiêu của tổ chức: Mỗi bộ chỉ tiêu sẽ phù hợp với một loại mục tiêu khác nhau.
• Quy mô và cấu trúc của tổ chức: Các tổ chức lớn và phức tạp có thể cần một hệ thống chỉ tiêu toàn diện hơn so với các tổ chức nhỏ.
• Ngành nghề: Mỗi ngành nghề sẽ có những chỉ số đặc thù.
• Sẵn có dữ liệu: Việc lựa chọn chỉ tiêu cũng phụ thuộc vào khả năng thu thập và phân tích dữ liệu.

Kết luận

Ngoài KPI và OKR, còn rất nhiều bộ chỉ tiêu khác có thể được sử dụng để đo lường hiệu suất của tổ chức. Việc lựa chọn bộ chỉ tiêu phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo rằng các nỗ lực đo lường và cải thiện hiệu suất mang lại kết quả tốt nhất