Có thể sử dụng đồng thời OKR và KPI không?

Hoàn toàn có thể sử dụng đồng thời OKR và KPI! Thực tế, nhiều tổ chức đang kết hợp cả hai phương pháp này để đạt được hiệu quả quản lý tối ưu.

Tại sao nên kết hợp OKR và KPI?

• Bổ sung cho nhau: OKR tập trung vào mục tiêu dài hạn, định hướng chiến lược, trong khi KPI đo lường hiệu suất hiện tại và các chỉ số cụ thể. Khi kết hợp, chúng tạo nên một bức tranh toàn diện về hiệu suất của tổ chức.
• Tăng tính chính xác: KPI cung cấp dữ liệu số lượng hóa để đánh giá tiến độ đạt được các mục tiêu trong OKR.Điều này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là thực tế và có thể đo lường được.
• Cải thiện sự linh hoạt: OKR mang đến sự linh hoạt trong việc đặt mục tiêu, trong khi KPI cung cấp một khung đo lường ổn định. Sự kết hợp này giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi của thị trường và đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả.

Làm thế nào để kết hợp OKR và KPI?

• KPI như một phần của OKR: Các chỉ số KPI cụ thể có thể được đưa vào làm các Kết quả then chốt (Key Results) trong OKR. Ví dụ: Nếu mục tiêu OKR là "Tăng trưởng doanh thu", thì KPI "Tăng doanh thu 20%" có thể là một Kết quả then chốt.
• OKR định hướng cho KPI: OKR giúp xác định những KPI nào là quan trọng nhất và cần được theo dõi. Điều này giúp tránh tình trạng theo dõi quá nhiều KPI không cần thiết.
• Sử dụng OKR để đặt mục tiêu dài hạn, KPI để theo dõi tiến độ ngắn hạn: OKR tập trung vào các mục tiêu lớn và dài hạn của tổ chức, trong khi KPI giúp theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Ví dụ:

Giả sử một công ty đặt ra mục tiêu OKR là "Trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ bền vững".

• Kết quả then chốt (KRs):
• Tăng doanh thu từ sản phẩm gỗ bền vững 30%.
• Giảm 20% lượng chất thải sản xuất.
• Đạt được chứng nhận FSC cho 80% sản phẩm.
• Các KPI liên quan:
• Doanh thu trung bình trên một sản phẩm gỗ bền vững.
• Tỷ lệ sản phẩm bị lỗi.
• Số lượng đơn hàng từ khách hàng lớn.

Lưu ý:

• Tránh quá tải: Đừng đặt quá nhiều KPI, chỉ tập trung vào những KPI quan trọng nhất.
• Linh hoạt: Cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh cả OKR và KPI để phù hợp với tình hình thực tế.
• Cân bằng: Cần cân bằng giữa các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, giữa các chỉ số định lượng và định tính.

Kết luận:

Việc kết hợp OKR và KPI mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, các tổ chức cần có một kế hoạch triển khai rõ ràng và sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

--------------

Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs

Công nghệ bùng nổ như hiện nay khiến nhiều nhà lãnh đạo chuyển sang mô hình quản trị OKRs, bởi nó phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn. Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs bao gồm:

Thiết lập mục tiêu và tạo kết quả then chốt từ KPI

Cần thiết lập mục tiêu chính, sau đó để KPIs vào mô hình và xem đó là kết quả then chốt trong OKRs. Cần đảm bảo không cố gắng nhồi nhét quá nhiều KPI cho một mục tiêu, khoảng 1 - 3 KPI là hợp lý. Mỗi OKRs cũng không nên có quá 10 kết quả then chốt, lưu ý rằng càng ít kết quả then chốt thì càng dễ triển khai hơn.

Xác định kết quả then chốt

Dựa vào mô hình SMART để xác định chính xác kết quả then chốt:

• S (Specific) – Tính cụ thể: Kết quả then chốt cần rõ ràng, cụ thể để tất cả các thành viên có liên quan đều hiểu được.
• M (Measurable) Có thể đo lường: Kết quả then chốt phải đo lường được mức độ thành công, thất bại.
• A (Achievable) – Tính khả thi: Kết quả then chốt này có thực tế không, có thể đạt được không?
• R (Relevant) – Tính liên quan: Các kết quả then chốt này có liên quan, quan trọng với mục tiêu đề ra không?
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành các mục tiêu, thông thường thì thời hạn đặt ra là tầm 1 quý.

Sử dụng một công cụ giám sát phù hợp

Trên thực tế, việc triển khai mô hình OKRs không hề dễ dàng như quy trình đã đề ra. Không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu những nhân viên ưu tú, nổi bật, doanh nghiệp phải đề cao tính kỷ luật, văn hóa làm việc, tính cam kết của nhân viên nhằm phát triển vững mạnh. Doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR song song để thuận tiện hơn cho việc đặt và thực hiện mục tiêu.

Một số lưu ý khi xây dựng KPIs và OKRs

• Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể trước khi xây dựng các chỉ tiêu KPIs

• Cần xác định chính xác mục tiêu KPI dựa vào kết quả thực tiễn của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu quý trước, từ đó sắp xếp nguồn lực sao cho phù hợp để xây dựng KPIs

• Đánh giá công bằng, khách quan về hiệu suất làm việc của các nhân viên, bộ phận, phòng ban trong tổ chức, có như vậy mới làm hài lòng nhân viên và sự cống hiến hết mình của họ cho doanh nghiệp

• Các nhà quản lý doanh nghiệp tránh xây dựng OKRs dựa vào mong muốn cá nhân, thay vào đó hãy tham khảo các bộ phận/ phòng ban trong công ty

• Một OKRs khoa học thường có hình kim tự tháp với cấp độ nhân viên, trưởng nhóm, nhà quản lý để tạo ra một mục tiêu chung

• OKRs có thể sẽ không phát huy hết hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc duy trì các chiến lược hiện tại mà không có những thay đổi, bứt phá nào trong tương lai

• KPIs và OKRs nên được áp dụng song song tại doanh nghiệp, đây là hai phương pháp với mục đích khác nhau nhưng có tính tương trợ lẫn nhau cực kỳ tốt

• Thông thường, KPIs sẽ áp dụng cho những doanh nghiệp đã đi vào khuôn khổ, với những chiến lược cụ thể và hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ. Khi áp dụng KPIs cần xem xét năng lực của từng nhân viên, xem xét họ có sẵn sàng thực hiện các KPIs đã đề ra hay không

• OKRs nên được áp dụng tại doanh nghiệp có mong muốn hướng tới những mục tiêu to lớn, hoài bão, nhiều cảm hứng, thông thường kết quả chính đạt được 60 - 70% cũng được xem là thành công.