RACI là gì? Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM).

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Trên các dự án lớn hơn, RAM có thể được phát triển ở nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ: RAM cấp cao có thể xác định trách nhiệm của đội dự án, nhóm hoặc đơn vị tương ứng với mỗi cấu phần của WBS (gói công việc). RAM cấp thấp hơn được sử dụng trong nhóm để chỉ định vai trò, trách nhiệm và cấp thẩm quyền cho các hoạt động cụ thể. Định dạng ma trận hiển thị tất cả các hoạt động liên quan đến một người và tất cả những người được liên kết với một hoạt động. Điều này cũng đảm bảo rằng chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình (accountable) cho bất kỳ một nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc có thẩm quyền cho công việc.

 

Ma trận RACI (RACI matrix) là gì?

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:

- R - Responsible: trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành (nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R - trách nhiệm thực thi cho gói công việc/hoạt động đó. Do đó một gói công việc/hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.

- A - Accountable: trách nhiệm giải trình. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó. Cho dù gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một gói công việc/hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất lớn là gói công việc/hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động thì cũng có rủi ro lớn là gói công việc/hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau. Do đó luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc/hoạt động!

- C - Consult: tham vấn. Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc/hành động.

- I - Inform: thông báo. Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan I để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/hoạt động đó.

Biểu đồ mẫu RACI như thế nào?

Biểu đồ mẫu RACI thường có dạng:

• Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động

• Hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

• Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

 

Giám đốc dự án có thể chọn các tùy chọn khác, chẳng hạn như vai trò "Lead" (Lãnh đạo) hoặc "Resource" (Nguồn lực) tùy vào sự phù hợp với một dự án cụ thể. Biểu đồ RACI là một công cụ hữu ích được sử dụng để đảm bảo phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi nhóm bao gồm các nguồn lực bên trong và bên ngoài.

Lấy ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì cách đọc là:

- Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi công việc hoạt động CC [Responsible];

- Để thực hiện được công việc này thì Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (có thể đây là 2 người có chuyên môn hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult];

- Hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này sẽ được Ms Lan thông báo cho Ms An [Inform];

- Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC là Mr Trọng [Accountable]

Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án

Bước 1. Xác định danh sách các gói công việc/hoạt động

Danh sách các gói công việc/hoạt động này có được nhờ kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động trong dự án. Liệt kê danh sách tất cả gói công việc/hoạt động này vào cột bên trái.

Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Rà soát

Để đảm bảo một gói công việc/hoạt động bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan quan trọng

Thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng nguồn lực của phòng ban này. Việc này nhằm đảm bảo có được sự đồng thuận của các bên liên quan nhằm giúp gói công việc/hoạt động có thể được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.

AI dự đoán các ngành, công việc sẽ giảm sút hoặc khó khăn, biến mất trong vòng 5 đến 10 năm nữa

Trong vòng 5 đến 10 năm tới, có một số ngành và công việc có khả năng giảm sút hoặc gặp khó khăn, thậm chí biến mất do sự phát triển của công nghệ và thay đổi trong nhu cầu của thị trường:

1. **Ngành sản xuất truyền thống**:

   - Các công việc trong nhà máy có thể giảm do tự động hóa và robot hóa, làm giảm nhu cầu về lao động thủ công.

2. **Nhân viên thu ngân**:

   - Sự gia tăng của các phương thức thanh toán tự động và máy quét đã dẫn đến việc giảm nhu cầu về nhân viên thu ngân trong siêu thị và cửa hàng.

3. **Nhân viên chăm sóc khách hàng**:

   - Nhiều công ty đang chuyển sang hệ thống chatbot và trí tuệ nhân tạo để xử lý yêu cầu của khách hàng, dẫn đến giảm nhu cầu về nhân viên chăm sóc khách hàng.

4. **Ngành truyền thông truyền thống**:

   - Các công việc trong báo in và truyền hình truyền thống có thể giảm do sự chuyển đổi sang các nền tảng số và mạng xã hội.

5. **Công việc văn phòng truyền thống**:

   - Một số vai trò như thư ký hay quản lý văn phòng có thể trở nên ít phổ biến hơn do sự hỗ trợ của công nghệ và khả năng làm việc từ xa.

6. **Ngành du lịch truyền thống**:

   - Các công việc trong ngành du lịch như hướng dẫn viên có thể gặp khó khăn do sự phát triển của công nghệ ảo và dịch vụ du lịch tự túc.

7. **Ngành bán lẻ truyền thống**:

   - Sự gia tăng của thương mại điện tử có thể dẫn đến việc đóng cửa nhiều cửa hàng vật lý và giảm nhu cầu về nhân viên bán hàng.

8. **Ngành khai thác khoáng sản và dầu khí**:

   - Sự chuyển hướng sang năng lượng tái tạo có thể làm giảm nhu cầu đối với các công việc trong lĩnh vực khai thác truyền thống.

Để thích ứng với những thay đổi này, người lao động nên đầu tư vào việc học tập và phát triển kỹ năng mới trong các lĩnh vực có triển vọng. Việc nâng cao kỹ năng mềm và chuyên môn hóa sẽ giúp tạo ra cơ hội việc làm trong tương lai.

Dự báo 5 đến 10 năm nữa ngành nào, công việc nào phát triển tốt?

 Trong vòng 5 đến 10 năm tới, một số ngành và công việc dự kiến sẽ phát triển mạnh mẽ là:

1. **Công nghệ thông tin và Trí tuệ nhân tạo (AI)**:

   - Chuyên gia AI, Kỹ sư machine learning, và nhà phân tích dữ liệu sẽ ngày càng được săn đón do nhu cầu ứng dụng AI và dữ liệu lớn trong mọi lĩnh vực.

2. **Y tế và Chăm sóc sức khỏe**:

   - Lĩnh vực này dự kiến sẽ chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ với các nghề như chuyên viên y tế công cộng, bác sĩ chuyên khoa và chuyên gia chăm sóc sức khỏe tâm thần.

3. **Công nghệ sinh học**:

   - Các công việc trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển sản phẩm sinh học, như kỹ sư sinh học và chuyên gia nghiên cứu, sẽ tiếp tục tăng trưởng.

4. **Năng lượng tái tạo**:

   - Kỹ sư năng lượng tái tạo và chuyên gia phân tích năng lượng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nguồn năng lượng bền vững.

5. **Tiếp thị số và Thương mại điện tử**:

   - Cũng như các vị trí như chuyên gia phân tích dữ liệu tiếp thị và quản lý dự án tiếp thị số, nhu cầu về quá trình chuyển đổi số trong kinh doanh sẽ gia tăng.

6. **An ninh mạng**:

   - Với sự gia tăng tội phạm mạng, các chuyên gia an ninh mạng sẽ rất cần thiết để bảo vệ hệ thống thông tin.

7. **Giáo dục và Đào tạo trực tuyến**:

   - Các công việc trong lĩnh vực giảng dạy trực tuyến và phát triển chương trình học sẽ trở nên phổ biến hơn, đặc biệt sau đại dịch Covid-19.

8. **Chăm sóc và Dịch vụ người cao tuổi**:

   - Khi dân số già đi, nhu cầu về dịch vụ chăm sóc cho người cao tuổi sẽ tăng, dẫn đến nhiều cơ hội việc làm trong lĩnh vực này.

Những ngành này không chỉ phản ánh xu hướng phát triển kinh tế mà còn đáp ứng nhu cầu xã hội đang thay đổi. Để chuẩn bị tốt, bạn có thể cân nhắc việc học tập và nâng cao kỹ năng trong các lĩnh vực này.