Theo quy định pháp luật thì người sử dụng lao động, doanh nghiệp thuê lại lao động có quyền xử lý vi phạm kỷ luật người lao động (Điểm a Khoản 1 Điều 6 Bộ luật lao động năm 2012). Tuy nhiên, việc xử lý kỷ luật phải tuân theo đúng trình tự, thủ tục theo luật định.
Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động
Thứ nhất, Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
Thứ hai, khi xử lý kỷ luật lao động, phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
Thứ ba, người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa; trường hợp là người dưới 18 tuổi thì phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật;
Thứ tư, việc xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản.
Thứ năm, không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Thứ sáu, khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
Thứ bảy, không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây: (i) Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; (ii) Đang bị tạm giữ, tạm giam; (iii) Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm xử lý kỷ luật sa thải; (iv) Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.
Thứ tám, không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.
Thủ tục xử lý kỷ luật lao động
Hồ sơ xử lý kỷ luật bao gồm:
(i) Bản tường trình của người lao động (Người lao động được nộp cho người sử dụng lao động tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày người sử dụng lao động yêu cầu);
(ii) Các tài liệu có liên quan như biên bản sự việc xảy ra, đơn tố cáo, chứng từ hóa đơn và các tài liệu khác (nếu có);
(iii) Hồ sơ được bổ sung thêm trong trường hợp: Bị tạm giam, tạm giữ văn bản của cơ quan có thẩm quyền bắt tạm giam, tạm giữ; văn bản kết luận của cơ quan có thẩm quyền khi hết thời hạn tạm giam, tạm giữ, đương sự vắng mặt văn bản thông báo ba lần; nghỉ việc có lý do chính đáng (giấy tờ được coi là có lý do chính đáng).
Trình tự xử lý kỷ luật lao động
Thứ nhất, người sử dụng lao động gửi thông báo bằng văn bản về việc tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động cho Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên cơ sở nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở, người lao động, cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của người lao động dưới 18 tuổi ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.
Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, thành phần tham dự phải xác nhận tham dự cuộc họp. Trường hợp không tham dự phải thông báo cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.
Trường hợp một trong các thành phần tham dự không xác nhận tham dự cuộc họp, hoặc nêu lý do không chính đáng, hoặc đã xác nhận tham dự nhưng không đến họp thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành xử lý kỷ luật lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động đã 03 lần thông báo bằng văn bản, mà một trong các thành phần tham dự không có mặt thì người sử dụng lao động tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, trừ trường hợp người lao động đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật theo luật định.
5. Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý kỷ luật lao động hoặc thời hạn kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 124 của Bộ luật Lao động, Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được gửi đến các thành phần tham dự phiên họp xử lý kỷ luật lao động.
Thứ hai, tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật lao động:
Nhân sự gồm có: (i) Người sử dụng lao động hoặc người được người sử dụng lao động uỷ quyền là người chủ trì; người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cơ sở lâm thời trong đơn vị; (ii) Đương sự (trừ trường hợp đang thi hành án tù giam); (iii) Cha, mẹ hoặc người đỡ đầu hợp pháp nếu đương sự là ngườ dưới 15 tuổi; (iv) người làm chứng (nếu có); (v) Những người khác do người sử dụng lao động quyết định (nếu có).
Người chủ trì tuyên bố lý do và giới thiệu nhân sự.
Nội dung phiên họp: (i) Đương sự trình bày bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra. Trường hợp không có bản tường trình của người lao động thì người chủ trì trình bày biên bản xảy ra hoặc phát hiện sự việc; (ii) Người chủ trì trình bày hồ sơ xử lý kỷ luật; (iii) Người làm chứng trình bày (nếu có); (iv) Người chủ trì chứng minh lỗi của người lao động và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật được cụ thể hóa trong nội quy lao động; (v) Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn lâm thời trong đơn vị, đương sự, người bào chữa cho đương sự (nếu có) nhận xét về nội dung mà người chủ trì chứng minh lỗi của người lao động và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động đúng hay sai theo quy định của pháp luật, nội quy lao động; kết luận của người chủ trì về hành vi vi phạm kỷ luật ứng với hình thức kỷ luật lao động; thông qua và ký biên bản; (vi) Ngưởi sử dụng lao động ký quyết định kỷ luật lao động, quyết định tạm đình công việc (nếu có).
Hồ sơ được lưu tại đơn vị.
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 06 tháng, kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 12 tháng (Khoản 1 Điều 124 Bộ luật lao động năm 2012)
Khi hết thời gian nghỉ ốm đau, điều dưỡng, tạm giam, tạm giữ,… theo quy quy định tại các điểm a, b và c khoản 4 Điều 123 Bộ luật lao động, nếu còn thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động thì người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật lao động ngay, nếu hết thời hiệu thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động
nhưng tối đa không quá 60 ngày.
Khi hết thời gian nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi (quy định tại điểm d khoản 4 Điều 123 Bộ luật lao
động), mà thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đã hết thì được kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động nhưng tối đa không quá 60 ngày.
