Wednesday, February 27, 2019

Giải pháp nâng cao kỹ năng trực tiếp kiểm sát quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS và tác nghiệp hồ sơ sau cưỡng chế, kê biên tài sản của Cơ quan THADS


Tại khoản 2 Điều 12 Luật thi hành án dân sự năm 2008 đã sửa đổi bổ sung năm 2014 quy định: “Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật của Tòa án, cơ quan THADS, Chấp hành viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc THADS”.


A/ Khái quát chung về công tác thi hành án dân sự và kiểm sát thi hành án dân sự:

Công tác thi hành án dân sự là khâu cuối cùng trong quá trình tố tụng giải quyết một số vụ án (dân sự và phần dân sự trong hình sự). Một vụ án chỉ được giải quyết triệt để, đảm bảo được tính nghiêm minh, sự công bằng, khách quan của Pháp luật khi bản án đó được đưa ra thi hành kịp thời theo đúng nội dung bản án đã tuyên. Chính vì vậy, khâu công tác thi hành án dân sự là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống Pháp luật Việt Nam, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay Nhà nước ta đang trên tiến trình hoàn thiện hệ thống pháp luật.

Tại Điều 28 Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014 quy định: “Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện KSND khi kiểm sát THADS, thi hành án hành chính:
1.Kiểm sát việc cấp, chuyển giao, giải thích, đính chính bản án, quyết định của Tòa án.
2.Trực tiếp kiểm sát việc THA của cơ quan THADS cùng cấp và cấp dưới, Chấp hành viên, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.
3.Kiểm sát hồ sơ về thi hành án.
4.Tham gia phiên họp, phát biểu quan điểm của Viện kiểm sát nhân dân về việc xét miễn, giảm nghĩa vụ THA đối với khoản thu nộp ngân sách nhà nước.
5.Kiểm sát hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc THA.
6.Yêu cầu Tòa án, cơ quan THADS cùng cấp và cấp dưới, chấp hành viên, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến việc THA thực hiện các việc sau đây:
a) Ra quyết định THA đúng quy định của pháp luật;
b)Thi hành bản án, quyết định theo quy định của pháp luật;
c)Tự kiểm tra việc THA và thông báo kết quả cho Viện kiểm sát nhân dân;
d)Cung cấp hồ sơ, tài liệu, vật chứng có liên quan đến việc THA;
Yêu cầu quy định tại các điểm a, b và d khoản này phải được thực hiện ngay; yêu cầu quy định tại điểm c khoản này phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
7.Kiến nghị Tòa án, cơ quan THADS cùng cấp và cấp dưới, Chấp hành viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong việc THA.
8.Kháng nghị quyết định của Tòa án, quyết định, hành vi của Thủ trưởng, Chấp hành viên cơ quan THADS cùng cấp và cấp dưới theo quy định pháp luật; yêu cầu đình chỉ việc THA, sữa đổi hoặc bãi bỏ quyết định có vi phạm pháp luật trong việc THA, chấm dứt hành vi vi phạm pháp luật.
9.Thực hiện nhiệm vụ, quyền hành khác trong kiểm sát THADS, thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật”.

Tại khoản 2 Điều 12 Luật thi hành án dân sự năm 2008 đã sửa đổi bổ sung năm 2014 quy định: “Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật của Tòa án, cơ quan THADS, Chấp hành viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc THADS”.

Kiểm sát thi hành án dân sự là một trong những khâu kiểm sát hoạt động trong lĩnh vực  tư pháp, ảnh hưởng trực tiếp đến trật tự pháp luật và pháp chế xã hội chủ nghĩa. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình là kiểm sát việc tuân theo pháp luật về Thi hành án dân sự của Cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, cơ quan, tổ chức, các nhân có liên quan đến việc thi hành án dân sự, nhằm đảm bảo việc thi hành án kịp thời, đầy đủ, đúng pháp luật. Ngày 16 tháng 8 năm 2012 khâu kiểm sát thi hành án được đổi tên thành Kiểm sát thi hành án dân sự. Đến năm 2014 lại được quy định cụ thể hơn và được ghi nhận vào Luật tổ chức Viện kiểm sát nhhân là khâu kiểm sát THADS, thi hành án hành chính.
Công tác Kiểm sát THADS gồm nhiều khâu nghiệp vụ kiểm sát, trong đó có nghiệp vụ kiểm sát trực tiếp đối với biện pháp cưỡng chế kê biên tài sản THADS. Biện pháp cưỡng chế, kê biên xử lý tài sản của người phải THA là 01 biện pháp nằm trong các biện pháp cưỡng chế THADS. Là biện pháp được  Luật THADS cho phép áp dụng khi người phải THA có điều kiện THA mà không tự nguyện THA. Đây là một trong những biện pháp cưỡng chế THADS phát sinh thương xuyên mà Cơ quan THADS thường phải áp dụng để THADS thu hồi tiền, tài sản cho nhà nước, các tổ chức xã hội và cá nhân theo quy định pháp luật.
Đây cũng là một trong những khâu công tác thường xảy ra vi phạm của Cơ quan THADS. Thời gian gần đây, nhiều trường hợp cưỡng chế, kê biên tài sản THADS sai dẫn đến phải bồi thường cho công dân; cưỡng chế, kê biên tài sản THADS sai dẫn đến đơn thư khiếu nại nhiều, gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan pháp luật, mất lòng tin trong nhân dân.
Vì vậy, nghiệp vụ kiểm sát trực tiếp quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS cũng là nghiệp vụ mang tính thường xuyên, có vị trí, vai trò rất quan trọng trong khâu công tác kiểm sát THADS, thi hành án hành chính, nhằm đảm bảo Cơ quan THADS thực hiện đúng chức năng, quyền hạn, thực hiện đúng quy định pháp luật khi thi hành biện pháp cưỡng chế, kê biên tài sản THADS, bảo đảm quyền lợi của công dân.
Trên cơ sở tổng hợp các kết quả từ hoạt động của khâu công tác kiểm sát trực tiếp đối với quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS, từ những kết quả đạt được và những tồn tại, vi phạm trong công tác cưỡng chế, kê biên tài sản thi hành án dân sự  của cơ quan THADS được phát hiện để tổng hợp xây dựng đề tài về giải pháp  nâng cao hiệu quả của khâu công tác  Kiểm sát trực tiếp đối với quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của Cơ quan thi hành án dân sự.

B/ Nội dung giải pháp:
I/ Thực trạng công tác kiểm sát trực tiếp quá trình cưỡng chế kê biên tài sản thi hành án dân sự trên địa bàn tỉnh Gia Lai trong 03 năm (2013, 2014, 2015) và 09 tháng đầu năm 2016:
1/ Những kết quả đạt được của kiểm sát thi hành án dân sự đối với lĩnh vực Kiểm sát trực tiếp việc cưỡng chế kê biên tài sản thi hành án dân sự trong 03 năm (2013, 2014, 2015) và 09 tháng đầu năm 2016:

Trong 03 năm (2013, 2014, 2015) và 09 tháng đầu năm 2016 cả hai cấp có khoảng 224 lần cưỡng chế kê biên tài sản THADS và cưỡng chế giao tài sản THADS. Trong đó, cấp tỉnh có 44 lần, cấp huyện có khoảng 180 lần.
Đơn thư khiếu nại tố cáo về THADS phát sinh 178 đơn, trong đó có 21 đơn khiếu nại, tố cáo về quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS, chiểm tỷ lệ 11,8%.
Có 03 vụ phải bồi thường cho công dân, trong đó:
+ Cấp tỉnh 2 vụ: 01 vụ lỗi trong  giai đoạn trước khi cưỡng chế, kê biên. 01 vụ lỗi do tác nghiệp của Chấp hành viên sau khi cưỡng chế, kê biên.
+ Cấp huyện 01 vụ: Lỗi của chấp hành viên trong giai đoạn trước khi cưỡng chế, kê biên và sau khi cưỡng chế kê biên.
Ngoài ra, còn có những việc trong quá trình Cơ quan THA giải quyết đơn thư khiếu nại, Chấp hành viên đã phát hiện vi phạm và tự thỏa thuận giải quyết bồi thường cho công dân, công dân nhận được đền bù đã rút đơn khiếu nại, tố cáo.
Qúa trình trực tiếp kiểm sát các lần cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của Cơ quan thi hành án dân sự  cấp tỉnh, và qua các cuộc kiểm sát trực tiếp tại các Chi cục THADS cấp dưới phát hiện nhiều vi phạm trong quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS, các vi phạm được phát hiện đã được Viện kiểm sát hai cấp đưa vào kết luận, ban hành kiến nghị, kháng nghị, yêu cầu khắc phục, sửa chữa. Sau khi nhận được các bản kết luận, kiến nghị, kháng nghị, yêu cầu khắc phục vi phạm của Viện kiểm sát, Cơ quan thi hành án dân sự  hoàn toàn nhất trí và tiến hành khắc phục. Tuy nhiên, mỗi vụ cưỡng chế, kê biên tài sản THADS có 01 đặc thù, đặc điểm khác nhau, nhận thức pháp luật và cách áp dụng phương pháp cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của từng chấp hành viên cũng có sự khác nhau do đó vi phạm cũng rất đa dạng.

2/ Thực trạng những tồn tại, vi phạm:
Thông qua kết quả từ  lĩnh vực kiểm sát trực tiếp việc cưỡng chế, kê biên tài sản THADS đối với Cơ quan THADS ngang cấp và từ kết qủa kiểm sát trực tiếp các Chi cục, theo dõi tổng hợp từ kết quả kiểm sát của cấp dưới, tổng hợp từ kết quả giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thấy việc cưỡng chế, kê biên tài sản thi hành án hiện nay là khâu nghiệp vụ mà cơ quan thi hành án dân sự hai cấp vẫn còn để xảy ra nhiều sai sót. Một số dạng vi phạm, sái sót, cụ thể như sau:
- Vi phạm trong việc cưỡng chế, kê biên tài sản thi hành án còn bỏ lọt diện tích đất ở, dẫn đến quá trình thẩm định giá, bán đấu giá tài sản cũng thiếu diện tích đất ở, gây thiệt hại cho người phải THA, người mua trúng tài sản, khó khăn phức tạp cho quá trình cấp giấy chứng nhận QSDĐ.
Trong thực tế, có vụ việc khi tiến hành cưỡng chế kê biên tài sản, mặc dù trên giấy  chứng nhận QSDĐ  đã có nội dung chỉnh lý, công nhận 300 m2 đất ở, nhưng Hội đồng cưỡng chế, kê biên đã không kê biên phần diện tích đất ở này mà kê biên toàn bộ là đất nông nghiệp.Thẩm định giá, bán đấu giá là giá đất nông nghiệp. Nhưng cho người mua coi tài sản để mua là giấy CNQSĐ. Như vậy, việc kê biên tài sản trong trường hợp này đã không  mô tả tình trạng từng tài sản, ghi rõ vị trí, diện tích từng tài sản đẫn đến kê biên bỏ lọt diện tích đất ở của tài sản phải kê biên.Vi phạm khoản 2 Điều 88 Luật THADS năm 2008 và khoản 3 Điều 111 Luật THADS năm 2008. Dẫn đến người mua trúng đấu giá khiếu nại, người phải THA khiếu nại.
- Vi phạm kê biên cả phần tài sản thuộc di sản thừa kế của người không có nghĩa vụ phải THA và vi phạm về việc cưỡng chế, kê biên THA không tương ứng  với nghĩa vụ của người phải THA và các chi phí cần thiết.
+ Vi phạm kê biên cả phần tài sản thuộc di sản thừa kế của người không có nghĩa vụ phải THA: Có trường hợp, hồ sơ THA thể hiện chồng người phải THA đã mất, người phải THA đang sống cùng mẹ chồng và 02 người con chung của vợ chồng họ. Giấy tờ mua bán lô đất, đứng tên 02 vợ chồng. Tài sản của người phải THA chưa có giấy chứng nhận QSDĐ, đây là khối tài sản chung của vợ chồng người phải THA, chồng người phải THA chết, người phải THA còn có 02 con và mẹ chồng đều là người đồng thừa kế tài sản. Nên toàn bộ quá trình cưỡng chế, kê biên, bán đấu giá, giao tài đều ảnh hưởng đến quyền lợi của những người đồng thừa kế trong khối di sản thừa kế này. Nhưng cơ quan THA dân sự đã không thực hiện bất cứ quy trình nào đối với các đồng thừa kế tài sản trong quá trình cưỡng chế, kê biên, bán đấu giá tài sản.
Tài sản kê biên, bán đấu giá của người phải THA là khối di sản thừa kế, gồm mẹ chồng, 02 con của người phải THA và người phải THA, chưa được phân chia theo quy định pháp luật, nhưng Chấp hành viên vẫn tiến hành cưỡng chế, kê biên, thẩm định giá, bán đấu giá tài sản không thông báo, làm việc với mẹ chồng và 02 con của người phải THA là đã tước bỏ quyền lợi của những người đồng được hưởng di sản thừa kế này.
Vi phạm Điều 636; 634 Bộ Luật dân sự năm 2005 và khoản 1 Điều 74 Luật THADS năm 2008 ( Áp dụng quy định pháp luật xác định vi phạm tại thời điểm vi phạm xảy ra).
  + Vi phạm về việc kê biên giá trị tài sản phải THA không tương ứng với nghĩa vụ phải THA của người phải THA: Cũng ở vụ việc THA này căn cứ thi hành án là các quyết định, bản án chỉ có số tiền phải THA là 38.900.000 đồng, nhưng Chấp hành viên kê biên, bán đấu giá toàn bộ tài sản của người phải THA có gía trị lớn gấp 13 lần nghĩa vụ phải THA.
Đất tại vị trí của người phải THA có giá trị thấp nhất cũng đã được 50.000.000 đồng/ mét ngang. Nhà người được THA sát liền kề nhà người phải THA. Lúc đầu người được THA và người phải THA thỏa thuận cắt đất sang nhượng 01 mét ngang, nhưng do 02 bên không thống nhất được giá nên không thực hiện được. Cơ quan THADS đã kê biên nhà, và toàn bộ diện tích đất và bán đấu giá thành tài sản. ( lô đất có chiều rộng theo mặt đường là 08 mét đất (ngang) (8m+7,4m/2 x 104,5m+100m/2) = 787m2). Người phải THA là hộ cận nghèo. Việc áp dụng biện pháp cưỡng chế, kê biên tài sản trong trường hợp này đã vi phạm  quy định tài sản cưỡng chế, kê biên phải tương ứng với nghĩa vụ của người phải THA và các chi phí cần thiết, nên đã xâm phạm nghiêm trọng quyền lợi của người phải THA.
Vì vậy đã bị người phải THA khiếu nại, tố cáo Chấp hành viên. Hậu quả chấp hành viên đã phải thương lượng với người mua đấu giá tài sản thành,thỏa thuận bồi thường thiệt hại để trả lại nhà, đất cho người phải THA.
- Vi phạm trong việc cưỡng chế, kê biên, biên bản không mô tả chi tiết tình trạng tài sản là công trình xây dựng gắn liền trên đất, biên bản mô tả không chính xác, không đúng với hiện trạng tài sản:
Qua kiểm sát phát hiện có nhiều vụ việc cưỡng chế, kê biên biên bản kê biên xử lý tài sản thể hiện không phân tích được phần kê biên tài sản theo giấy chứng nhận QSDĐ, kê biên nhà theo giấy phép xây dựng với phần kê biên theo hiện trạng, không xác định được có sự thay đổi giữa tài sản trên giấy chứng nhận QSDĐ, giấy phép xây dựng với hiện trạng thực tế.
Phần xác định các ranh giới tiếp giáp không xác định được chiều dài từng cạnh giáp ranh để tính ra diện tích hiện trạng lô đất. Cách mô tả lô đất thể hiện Hội đồng không tiến hành đo vẽ thực tế.
Đối với diện tích nhà trên đất: Biên bản chỉ mô tả kết cấu căn nhà, diện tích tổng thể của căn nhà. Không mô tả kết cấu bên trong căn nhà, trang trí nội thất, hệ thống điện nước, các phòng trong nhà, cửa đi, cửa sổ, trần nhà...
Hội đồng cưỡng chế, kê biên không có bản vẽ sơ đồ kết cấu hiện trạng căn nhà, không có bản vẽ chi tiết từng lô đất kê biên.
Biên bản cưỡng chế, kê biên như trên thể hiện sự hời hợt thiếu thận trọng của Hội đồng cưỡng chế, kê biên, việc làm này sẽ gây thiệt hại cho người được THA, vì biên bản cưỡng chế, kê biên là căn cứ để Chấp hầnh viên ký kết hợp đồng thẩm định giá và là căn cứ để Trung tâm thẩm định giá thẩm định  giá tài sản. Từ đó có thể dẫn đến việc thẩm định giá tài sản không sát với thực tế. Khi phát sinh khiếu nại, tố cáo sẽ thiếu căn cứ pháp lý để giải quyết.
Việc lập biên bản như trên đã vi phạm khoản 2 Điều 88 Luật THADS năm 2014.
- Vi phạm về việc chấp nhận cho đương sự tự đi thẩm định giá lại khi không có căn cứ, việc thẩm định giá lại không tuân theo quy định pháp luật:
Sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản THA, Chấp hành viên ký hợp đồng thẩm định giá, với kết quả giá trị tài sản: 2.221.700.000 đồng (Trung tâm thẩm định giá là EXIMA), bán đấu giá giảm đến lần thứ 5 còn 1.719.109.071 đồng thì người phải THA có ý kiến tại biên bản làm việc đề nghị cho thẩm định giá lại tài sản vì giá hiện tại là thấp so với giá trị thực của tài sản. Chấp hành viên đồng ý cho người phải THA tự tìm trung tâm thẩm định giá tài sản, người phải THA  đã ký hợp đồng với (cùng Trung tâm ban đầu là EXIMA).
Kết quả: Giá trị thẩm định lại là 1.956.400.000 đồng, người phải THA  tự trả chi phí thẩm định giá và mang kết quả về đưa cho Chấp hành viên, Chấp hành viên đã tiếp tục hợp đồng bán đấu giá bằng giá thẩm định lại do người phải THA   tự thẩm định giá trên, sau nhiều lần hạ giá, đến khi bán được tài sản với giá là: 1.253.545.000 đồng.
Hoặc có trường hợp: Sau khi thẩm định giá tài sản vào ngày 26/7/2011 với kết quả giá trị tài sản nhà đất là 219.500.000 đồng (Trung tâm thẩm định giá EXIMA). Bán đấu giá, giảm giá nhiều lần xuống còn 144.815.000 đồng vẫn không có người đăng ký mua. Nhưng đến ngày 21/5/2013 Chấp hành viên lập biên bản làm việc đối với người được THA và người phải THA, người phải THA cho rằng giá trên đưa ra bán là thấp nên xin được thẩm định lại, người được Cơ quan THA đồng ý. Chấp hành viên đã cho người phải THA tự tìm Trung tâm thẩm định giá để thẩm định giá lại, kết quả thẩm định lại giá trị tài sản là 180.838.000 đồng (Trung tâm thẩm định giá EXIMA). Sau đó Chấp hành viên đã ký hợp đồng bán đấu giá tài sản, giảm giá nhiều lần, đến  giá 132.000.000 đồng cũng không có người đăng ký mua tài sản, người phải THA đã nhận tài sản để trừ tiền được THA.
Các trường hợp này đều có sai phạm như nhau, đó là:
+ Chấp hành viên đồng ý cho người phải THA được thẩm định giá lại đối với tài sản với lý do giá đang niêm yết bán đấu giá thấp so với giá trị thực của tài sản, trong khi tài sản đã được giảm giá nhiều lần (từ 04 lần trở lên) mà không có người đăng ký mua tài sản. Như vậy, lý do giá tài sản thấp là không đúng thực tế, nhưng Chấp hành viên vẫn chấp nhận yêu cầu của người phải THA là không có căn cứ.
+ Khi chấp nhận cho thẩm định giá lại đã không thực hiện theo quy trình được quy định, đó là cho hai bên thỏa thuận lựa chọn Trung tâm thẩm định giá, nếu 02 bên không thỏa thuận lựa chọn được thì Chấp hành viên đứng ra ký Hợp đồng, mà trong 02 trường hợp này Chấp hành viên đều để người phải THA tự tìm Trung tâm thẩm định giá để yêu cầu thẩm định giá, khi có một bên lấy kết quả cung cấp cho Chấp hành viên, Chấp hành viên dùng chứng thư thẩm định giá này để ký hợp đồng bán đấu giá tài sản. Việc làm này đã vi phạm quy định tại điểm a, khoản 2 Điều 98 Luật THADS năm 2008 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 125.
+ Sau khi có kết quả thẩm định giá của người phải THA cung cấp, Chấp hành viên cũng  không thông báo cho người được THA để xem họ có ý kiến gì về kết quả thẩm định giá không, mà đưa vào để ký hợp đồng bán đấu giá ngay là tước quyền của người được THA.
Cả hai trường hợp thẩm định giá lại này đều thẩm định lại giá trị cao hơn giá đã hạ. Quá trình bán đấu giá, đã phải hạ giá nhiều lần đến khi còn giá thấp hơn rất nhiều so với giá tại thời điểm hạ giá mà đương sự có ý kiến là giá thấp để yêu cầu đi thẩm định giá lại mới bán được tài sản. Cho thấy việc Chấp hành viên chấp nhận đề nghị của người phải thi hành án cho rằng giá đã hạ chuẩn bị niêm yết bán tiếp là thấp trong khi không có người đăng ký mua tài sản, để thẩm định giá lại với giá cao hơn, rồi lại phải hạ giá rất nhiều lần, thấp hơn nhiều so với giá đương sự cho là thấp để xin đi thẩm định giá lại mới bán được tài sản, đã  làm tốn kém thời gian thi hành án, chi phí THA.
Việc tác nghiệp sau cưỡng chế kê biên, chấp nhận cho người phải THA tự đi thẩm định giá lại như trên đã vi phạm khoản 2 Điều 98 Luật THADS năm 2008 và khoản 1, Điều 9 Nghị định 125/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ Sửa đổi bổ sung 01 số điều của Nghị định 58/2009/NĐ-CP ngày 13/7/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật THADS về thủ tục THADS (gọi tắt là Nghị định 125).
- Thẩm định giá, bán đấu giá tài sản không còn là của người phải THA:
Ngày 7/9/2011 Chấp hành viên  tiến hành kê biên tài sản của người phải THA tại TT Phú Hòa, Chư Păh, Gia Lai, gồm Quyền SDĐ 168m2 trên đất có nhà cấp 4B diện tích 77,2m2.
Sau đó người phải THA khởi kiện ra Tòa án để yêu cầu chia tài sản chung của vợ chồng.
Tòa án có Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự, công nhận giá trị tài sản trên là 99.000.000đ,  giao cho chồng người phải THA được quyền sở hữu tài sản trên và thanh toán lại cho người phải THA ½ giá trị tài sản là 49.500.000đ.
Sau đó các đương sự được thi hành án khiếu nại và đề nghị Chấp hành viên  thẩm định giá tài sản đã kê biên. Chấp hành viên đã ký hợp đồng thẩm định gía với Công ty cổ phần thẩm định giá EXIMA số 846-12/HĐ-TĐG-VL ngày 20/8/2012. Kết quả thẩm định tài sản có giá 347.686.000đ và  tiếp tục ký hợp đồng bán đấu gía với Công ty TNHH đấu gía tài sản Gia Lai nhưng do tài sản trên nằm trên tuyến đường dây điện 220KV Kon Tum - Pleiku phải giải tỏa, đền bù, không bán được.
Vì vậy Chi cục THA phải giải tỏa kê biên.
Việc Chấp hành viên tiến hành thẩm định giá và bán đấu gía tài sản, khi đã có bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án, tài sản không còn là của người phải thi hành án dẫn đến chồng người phải THA khiếu nại nhiều lần.
Đúng ra, trong trường hợp này phải yêu cầu chồng người phải THA thực hiện nghĩa vụ với phần tiền phải trả lại cho  người phải THA là 49.500.000đ để thi hành án cho các đương sự có yêu cầu THA. Nếu chồng người phải THA không thực hiện mới có quyền xử lý tài sản đã được Tòa Án quyết định giao cho chồng người phải THA.
Đây cũng là lỗi của Chấp hành viên tác nghiệp sau cưỡng chế, kê biên vi phạm Điều 75 Luật THADS năm 2008.
- Vi phạm trong việc giao cho người quản lý, trông coi, bảo quản tài sản sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản để thi hành án không đảm bảo quy định pháp luật:
Qua kiểm sát phát hiện có trường hợp: Tại buổi cưỡng chế, kê biên đương sự không có mặt nhưng Hội đồng cưỡng chế, kê biên lập biên bản giao tài sản cho đương sự vắng mặt nhận bảo quản và quản lý tài sản sau khi cưỡng chế, kê biên. Việc giao quản lý, bảo quản tài sản trong trường hợp này là không đúng quy định pháp luật. Người vắng mặt, không ký nhận bảo quản tài sản, khi mất mát, thiệt hại tài sản xảy ra sẽ không thể buộc họ chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật được.
Trong trường hợp này phải tạm giao tài sản cho người khác quản lý theo quy định tại khoản 2 Điều 112 Luật THADS năm 2008.
Lỗi này là do tác nghiệp của Chấp hành viên tại buổi cưỡng chế, kê biên tài sản THA.
- Vi phạm về cưỡng chế, kê biên tài sản chưa phải của người phải THA:
Qua kiểm sát, phát hiện: Có trường hợp lô đất mà Chi cục THADS tiến hành cưỡng chế không phải là của người phải THA. Lô đất này do ông A nhận sang nhượng và đứng tên trên giấy CNQSDĐ . Năm 2009 ông A chết không để lại di chúc, ông A có vợ và 8 người con (trong đó có ông C), bà B chung sống với ông A không có đăng ký kết hôn (ông C và bà B là người phải THA). Con ông A là ông D đã có đơn đề nghị gửi đến Chi cục THA đề nghị cho 60 ngày để hoàn thành thủ tục chia di sản thừa kế, Tòa án đã có thông báo về việc đã nhận được đơn khởi kiện và hướng dẫn đương sự bổ sung đơn trước ngày kê biên tài sản nhưng Chi cục THA vẫn tiến hành cưỡng chế tài sản đứng tên ông A khi chưa có cơ sở xác định là tài sản của người phải THA.
Vì vậy, trong trường hợp này, Quyền sử dụng đất không đủ điều kiện để được chuyển quyền sử dụng đất và cũng không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ông C và bà B (người phải THA) vì Quyền sử dụng đất và tài sản trên đất đang là tài sản của người chết không để lại di chúc nên trở thành khối di sản thừa kế (gồm vợ và 8 người con của ông A, trong đó có ông C)  và 01 phần công sức đóng góp của bà B đối với khối tài sản này theo quy định pháp luật. Kê biên tài sản trong trường hợp này đã vi phạm khoản 1, khoản 2 Điều 110 Luật THADS năm 2008.
Lỗi này thuộc về Chấp hành viên khi tác nghiệp, xác minh điều kiện THA, trước khi cưỡng chế, kê biên.
- Vi phạm không giao nhận thủ tục giấy tờ về THA cho người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan trước và sau giai đoạn cưỡng chế, kê biên tài sản THADS:
Có rất nhiều hồ sơ cưỡng chế, kê biên tài sản THADS mà trong đó có người có quyền lợi liên quan ( như chồng là người phải THA, có tài sản bị cưỡng chế, kê biên là nhà đất, thuộc tài sản chung vợ chồng nên người vợ trở thành người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan và ngược lại). Nhưng Chấp hành viên đã không giao nhận các giấy tờ về THA đúng quy định cho người có quyền lợi nghĩa vụ cả trước khi cưỡng chế, kê biên lẫn sau khi cưỡng chế kê biên nên đã tước quyền đối với tài sản đồng sở hữu của họ. Có nhiều trường hợp, khi người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan phát hiện bị tước quyền lợi đã khiếu nại và Chấp hành viên phải thỏa thuận để người mua được tài sản trả lại nhà cho người đồng sở hữu tài sản.
- Vi phạm trong việc cưỡng chế, kê biên tài sản là đất được cấp giấy CN QSDĐHộ gia đình: Hiện nay có rất nhiều trường hợp, khi cưỡng chế, kê biên tài sản THADS là đất được cấp giấy chứng nhận QSDĐ là Hộ gia đình, nhưng không tiến hành các thủ tục theo quy định pháp luật đối với các thành viên trong hộ gia đình mà chỉ tiến hành các thủ tuc với vợ chồng người phải THA nên đã tứơc quyền lợi của những người đồng sở hữu tài sản Hộ gia đình. Hậu quả có những trường hợp sau khi bị những người đồng sở hữu tài sản Hộ gia đình khiếu nại, Chấp hành viên đã phải chấp nhận vi phạm thương lượng bồi thường, hiện có trường hợp thương lượng không thành phải chờ giải quyết theo trình tự Tòa án.
- Vi phạm từ việc Chấp hành viên, thư ký lập các biên bản xác minh, biên bản niêm iết có chữ ký của tổ dân phố, UBND cấp xã, phường, có đóng dấu nhưng không có nội dung, không điền ngày tháng năm để trong hồ sơ vụ việc cưỡng chế, kê biên tài sản THA. Đây là loại biên bản khống. Mức độ nguy hại rất lớn, cụ thể, khi đương sự khiếu nại thì sẽ được hợp pháp hóa các sai phạm bằng những loại biên bản này nên các cơ quan giải quyết khiếu nại, tố cáo sẽ không phát hiện được vi phạm, quyền lợi của công dân bị xâm hại nhưng không được bảo vệ.
Những vi phạm trên cũng chính là nguyên nhân mà thời gian gần đây, lượng đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân đối với lĩnh vực thi hành án dân sự tăng lên đột biến, đặc biệt đối với các vụ việc cưỡng chế, kê biên tài sản THADS.

3/ Nguyên nhân Viện kiểm sát nhân dân hai cấp ít phát hiện được các vi phạm trong quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THA và sau cưỡng chế kê biên tài sản THA của Cơ quan THADS 02 cấp:
* Đối với VKS cấp tỉnh:
- Thường sau khi Kiểm sát quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản xong thì do không có nhân lực nên không kiểm sát được hồ sơ tác nghiệp sau cưỡng chế, kê biên của Chấp hành viên, nên lỗi của Chấp hành viên tại cấp tỉnh thường xảy ra tại giai đoạn tác nghiệp sau cưỡng chế, kê biên.
* Đối với Viện kiểm sát cấp huyện:
- Trước giai đoạn cưỡng chế, kê biên tài sản THADS, còn nhiều Viện kiểm sát cấp huyện chưa kiểm sát được hồ sơ vụ việc nên chưa phát hiện được các vi phạm trong hồ sơ vụ việc.
- Tại giai đoạn kiểm sát cưỡng chế, kê biên tài sản Kiểm sát viên cũng không phát hiện được các vi phạm của Chấp hành viên và Hội đồng cưỡng chế, kê biên.
- Sau giai đoạn cưỡng chế, kê biên cũng không kiểm sát các hồ sơ phát sinh từ tác nghiệp tiếp theo của Chấp hành viên nên cũng không phát hiện được vi phạm.
a/ Về khách quan:
- Do nhân lực con  người còn chưa đủ đáp ứng với nhiệm vụ của khâu công tác.
- Khâu công tác nghiệp vụ này không được đào tạo cụ thể mà chủ yêu là phải có thời gian công tác để tích lũy kinh nghiệm, đúc kết kỷ năng nghiệp vụ từ thực tế.
b/ Về chủ quan:
- Do Cán bộ, kiểm sát viên làm công tác kiểm sát thi hành án dân sự còn làm kiêm nhiệm, hoặc thường xuyên thay đổi,  nên  kinh nghiệm và kỹ năng kiểm sát chưa đúc kết được nhiều, còn chủ quan, thụ động, chưa chịu nghiên cứu, vận dụng các văn bản pháp lý có liên quan đến thi hành án dân sự đối với từng trường hợp cụ thể, chưa nghiên cứu các quy định pháp luật có liên quan đến lĩnh vực THADS của các ngành Luật khác như Luật dân sự (xác định tài sản chung, lĩnh vực thừa kế), Luật đất đai, Luật hôn nhân gia đình, Luật hành chính......
- Đánh giá chưa đúng vai trò vị trí của khâu công tác Kiểm sát cưỡng chế, kê biên tài sản THA. Chưa thực hiện được việc kiểm sát hồ sơ tác nghiệp của Chấp hành viên trước và sau cưỡng chế, kê biên tài sản THA.
- Cá biệt có nhiều hồ sơ phản ảnh Kiểm sát viên kiểm sát vụ việc cưỡng chế, kê biên còn chưa phát huy được vai trò, chức năng của ngành kiểm sát, còn phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình tác nghiệp của Hội đồg cưỡng chế, kê biên tài sản THADS.

II/ Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm sát trực tiếp quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS và tác nghiệp trước, sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của cơ quan thi hành án dân sự:
Nghiệp vụ kiểm sát trực tiếp việc cưỡng chế kê biên tài sản đối với 01 vụ việc cụ thể của cơ quan THADS là nghiệp vụ đòi hỏi có kỷ năng nghiệp vụ kiểm sát tốt, có khả năng  tổng hợp các quy định pháp luật có liên quan để nhận biết được các thao tác nghiệp vụ của Hội đồng cưỡng chế, kê biên có diễn ra đúng quy định pháp luật không? Có kỷ năng xử lý tình huống tốt, để biết được khi có tình huống phát sinh mới ngoài dự kiến thì việc xử lý của Chấp hành viên chủ trì buổi cưỡng chế, kê biên có đúng không?  Biên bản cưỡng chế, kê biên có phản ảnh được đầy đủ, đúng với những gì diễn ra tại buổi cưỡng chế, kê biên không? Các cơ quan chức năng được mời tham gia Hội đồng cưỡng chế, kê biên có thực hiện đúng nhiệm vụ của họ không? Công tác phối hợp có đảm bảo, có đúng không? Quyền lợi của người phải THA, người được THA có được bảo đảm không?....
Hiện tại cũng chưa có 01 văn bản, quy định nào hướng dẫn cụ thể các thao tác nghiệp vụ quy trình tiến hành 01 vụ cưỡng chế, kê biên để Kiểm sát viên có quy trình cụ thể tiến hành khi trực tiếp kiểm sát vụ việc cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của Cơ quan THADS do đó mỗi Kiểm sát viên, cán bộ Kiểm sát được phân công tham gia phải tự phát huy khả năng của bản thân, tự học hỏi người đi trước và dần hoàn thiện kỷ năng, kinh nghiệm qua công tác kiểm sát thực tế.
Tuy nhiên, với thực tế hiện nay cho thấy đa phần là phụ thuộc vào kết quả của Hội đồng cưỡng chế, kê biên, thụ động, không phát huy được vai trò của Kiểm sát viên.
 Để nâng cao được hiệu quả của khâu công tác Kiểm sát trực tiếp đối với vụ việc cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của Cơ quan THADS, qua kinh nghiệm thực tế và kết quả mà phòng đã đạt được,  thì  thấy cần phải thực hiện các bước nghiệp vụ như sau:

1/ Trước khi cưỡng chế, kê biên tài sản THADS:
* Yêu cầu cung cấp hồ sơ cho Viện kiểm sát nghiên cứu trước khi tiến hành kiểm sát cưỡng chế, kê biên ít nhất là 5 ngày làm việc:
- Hiện nay theo quy chế phối hợp hai ngành nội dung yêu cầu này đã được đưa vào quy chế để thực hiện.  Vì vậy, khi nghiên cứu hồ sơ thì phải biết chú ý đến những vấn đề gì, cần yêu cầu Chấp hành viên bổ sung  thêm những nội dung gì, để  đánh giá  hồ sơ đủ điều kiện tiến hành cưỡng chế, kê biên hay là còn chưa đảm bảo, cụ thể:
Xác định với tài liệu có trong hồ sơ thì:
 + Tài sản tiến hành cưỡng chế, kê biên có phải là của người phải THA không? Tài sản có thuộc loại được kê biên không?
+ Tài sản trên còn liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của ai?
+ Nghĩa vụ phải THA của người phải THA và tài sản được xác định sẽ cưỡng chế, kê biên có đảm bảo điều kiện để được đăng ký quyền sử dụng cho người mua đấu giá thành không?
+ Nghĩa vụ phải THA của người phải THA và tài sản được xác định sẽ cưỡng chế, kê biên có giá trị có tương ứng không ( đánh giá sơ bộ bằng cảm quan mặc dù chưa chính xác tuyệt đối, nhưng sẽ hạn chế được việc nghĩa vụ THA thì thấp nhưng giá trị tài sản đưa ra cưỡng chế, kê biên lớn gấp nhiều lần, gây bất lợi cho người phải THA dẫn đến bị khiếu nại, tố cáo).
- Kiểm tra toàn bộ thủ tục giao nhận giấy tờ về THA đã đảm bảo đấy đủ chưa, có còn người nào bị tước quyền lợi do không được giao nhận thủ tục thi hành án không? Nếu là trường hợp phải niêm iết thông báo về THA thì xác định trường hợp đó có đủ điều kiện để buộc phải niêm iết không? thời gian niêm iết đã đảm bảo chưa?
Trên cơ sở đó để đánh giá hồ sơ đã đủ điều kiện để Cơ quan THADS đưa ra cưỡng chế, kê biên chưa. Nếu phát hiện có vi phạm, chưa đảm bảo thì phải có văn bản yêu cầu Cơ quan THA phải dừng việc cưỡng chế, kê biên để bổ sung các thiếu sót cho đảm bảo rồi mới được tiến hành cưỡng chế, kê biên.
* Kiếm sát bản kế hoạch cưỡng chế kê biên: Sau khi nghiên cứu hồ sơ vụ việc thì tiến hành kiểm sát kế hoạch cưỡng chế, kê biên của Cơ quan THADS. Cần  chú ý các nội dung:
+ Kể hoạch cưỡng chế, kê biên có nêu được đặc điểm, thái độ của người phải THA và những người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan không? nếu không nêu thì phải yêu cầu bổ sung. Vì nội dung này sẽ phản ảnh được lực lựơng cần huy động đối với buổi cưỡng chế, kê biên.
+ Căn cứ đặc điểm, thái độ thể hiện trên bản kế hoạch để  so sánh với nội dung hồ sơ vụ viêc có phù hợp không?
+ Tài sản cưỡng chế, kê biên có những gì? cụ thể là đất trống hay đất còn có tài sản gắn liền trên đất, tài sản có những loại gì?
Từ căn cứ này để xác định:
 Lực lượng mà Cơ quan THA huy động tham gia buổi cưỡng chế, kê biên có phù hợp không? cụ thể:
 . Cơ quan chuyên môn phối hợp đã đủ thành phần chưa, cụ thể: Nếu tài sản cưỡng chế kê biên chỉ là đất thì cơ quan phối hợp phải có cán bộ địa chính nơi có tài sản và cán bộ địa chính văn phòng đăng ký QSDĐ tại địa phương đó tham gia. Nếu có thêm tài sản gắn liền trên đất như nhà ở, kho tàng thì cơ quan chuyên môn phải có thêm là cán bộ phòng kinh tế hạ tầng (đối với cấp huyện, thị xã, TP), Sở xây dựng ( đối với cấp tỉnh). Nếu có thêm hoa màu cây, cối trên đất thì phải có thêm cán bộ chuyên môn của phòng nông nghiệp (đối với cấp huyện, thị xã, TP), Sở nông lâm (đối với cấp tỉnh)….
. Trường hợp người phải THA và người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan có thái độ chống đối thì lực lượng công an hỗ trợ đã được huy động phù hợp chưa? nếu tài sản bị cưỡng chế, kê biên nằm ở khu vực đông dân cư, mật độ giao thông cao, quá trình cưỡng chế, kê biên có thể ảnh hưởng đến khu dân cư, lưu lượng giao thông thì phải có thêm lực lượng Cảnh sát giao thông để làm công tác trật tự, phân luồng giao thông…
Phải đánh giá được kế hoạch cưỡng chế, kê biên có phù hợp không? dự kiến tình huống đã đảm bảo chưa? dự trù chi phí có phù hợp, đúng quy định không….
Từ đó, yêu cầu bổ sung, sữa đổi kế hoạch để cho phù hợp với quá trình tiến hành cưỡng chế, kê biên tài sản THA.
Trên cơ sở đó, Kiểm sát viên nghiên cứu các quy định pháp luật có liên quan và có sự chuẩn bị trước cho quá trình kiểm sát trực tiếp đối với buổi cưỡng chế, kê biên. Tránh thụ động, hạn chế việc phải dừng buổi cưỡng chế, kê biên.

2/ Kiểm sát trực tiếp quá trình cưỡng chế kê biên tại buỗi cưỡng chế, kê biên tài sản THADS:
Nhiệm vụ này rất phức tạp, đòi hỏi Kiểm sát viên phải có sự quan sát tổng quan được toàn bộ diễn biến xảy ra, mỗi việc phát sinh đều phải có sự cân nhắc, đối chiếu quy định pháp luật để xác định thao tác nghiệp vụ của Chấp hành viên chủ trì buỗi cưỡng chế, kê biên và từng thành viên các cơ quan chuyên môn phối hợp đã đúng quy trình đảm bảo quy định pháp luật chưa, cụ thể:
- Trước hết, Chấp hành viên chủ trì buỗi cưỡng chế, kê biên công bố quyết định cưỡng chế, kê biên; nêu tóm tắt nội dung vụ việc;  giới thiệu thành phần của Hội đồng cưỡng chế, kê biên, đại diện VKS kiểm sát quá trình cưỡng chế, kê biên; giải thích quyền và nghĩa vụ của những người tham gia buỗi cưỡng chế, kê biên. Nếu ai có ý kiến thì được có ý kiến, các ý kiến phải được ghi nhận vào biên bản cưỡng chế, kê biên. Toàn bộ nội dung này phải được ghi nhận, phản ảnh trong biên bản. Nếu biên bản không ghi nhận, phản ảnh đầy đủ thì khi đương sự khiếu nại là chưa được giải thích quyền và nghĩa vụ của minh thì không có căn cứ để bác nội dung đơn của đương sự. Do đó, nếu các nội dung này Chấp hành viên triển khai không đầy đủ, không đúng thì Kiểm sát viên phải có ý kiến yêu cầu Chấp hành viên phải tiến hành đầy đủ và yêu cầu thư ký phải ghi nhận vào biên bản.
- Kết thúc phần thủ tục, Chấp hành viên cùng Hội đồng tiến hành các thao tác nghiệp vụ để cưỡng chế, kê biên tài sản:
+ Chấp hành viên chủ trì, chỉ đạo chung.
+ 01 Thư ký cặp nhật các thông tin vào biên bản, kiểm tra những người được triệu tập tham gia có mặt hay không, nếu có mặt thì ghi có mặt, nếu vắng mặt thì phải ghi vắng mặt.
+ Tùy theo tính chất vụ việc để có thêm thư ký hỗ trợ các cơ quan chuyên môn trong việc đo, đếm, xác định tài sản.
+ Nếu xảy ra trường hợp phải phá khóa, mỡ khóa: Thì việc mỡ khóa, phá khóa phải được thực hiện theo quy định tại Điều 93 Luật THADS được sưa đổi bổ sung năm 2014 (Gọi tắt là Luật THADS 2014).
+ Các cơ quan chuyên môn tùy theo chức năng nhiệm vụ chuyên ngành để thực hiện trách nhiệm phối hợp của mình, cụ thể:
. Cán bộ địa chính thì đo vẽ lô đất, xác định chiều rộng, chiều dài, vị trí đất ở, đất nông nghiệp… , ranh giới thửa đất, tính diện tích cụ thể của lô đất. Diện tích hiện trạng và diện tích theo giấy chứng nhận QSDĐ. (Bản vẽ này phải được kèm theo biên bản cưỡng chế, kê biên).
. Cán bộ có chức năng ngành xây dựng: Đo vẽ tài sản là nhà ở, nhà kho, vật kiến trúc trên đất. Mô tả kết cầu từng loại tài sản xây dựng, kết cầu nhà ở, nhà kho, vật kiến trúc. Đo đếm các hệ thống cửa của nhà ở, nhà kho, tường rào xây, mái che, khung sắt…..hệ thống điện, nước, trang trí nội thất….(Bản vẽ này phải được kèm theo biên bản cưỡng chế, kê biên).
. Cán bộ có chức năng về nông, lâm nghiệp thì đếm số lượng cây, loại cây, xác định  năm tuổi của từng loại cây. (Có bản tổng hợp kèm theo biên bản cưỡng chế, kê biên).
Sau đó, trên cơ sở các căn cứ từ cơ quan chuyên môn phối hợp này, thư ký tổng hợp đưa vào biên bản cưỡng chế, kê biên. Nội dung này phải thể hiện được:
Phần thứ 1: Tài sản kê biên mô tả theo giấy chứng nhận QSDĐ và sở hữu nhà ở, hoặc giấy phép xây dựng.
Phần thứ 2: Mô tả hiện trạng tài sản cưỡng chế, kê biên.
Phần thứ 3: Xác định được giữa tài sản theo theo giấy chứng nhận QSDĐ và sở hữu nhà ở, hoặc giấy phép xây dựng với tài sản kê biên theo hiện trạng có sự phù hợp hay chênh lệch thiếu, thừa như thế nào?
Căn cứ, các thao tác nghiệp vụ này, Kiểm sát viên phải kiểm sát được quá trình tác nghiệp của từng thành viên trong Hội đồng cưỡng chế, kê biên. Phải có trình độ tổng hợp để xác định được số liệu mà cơ quan chuyên môn tổng hợp, đo, vẽ, đếm đã chính xác chưa. Trong thực tế, ở cấp tỉnh Kiểm sát viên phát hiện nhiều số liệu đo, đạc, tính toán diện tích của cơ quan chuyên môn còn sai sót, có nhiều vị trí xây dựng bị đo thiếu… nên đã yêu cầu khắc phục ngay, nên khi các số liệu đưa vào biên bản không bị sai sót.
Sau khi kết thúc quá trình cưỡng chế, kê biên trước khi Hội đồng cưỡng chế, kê biên thông qua biên bản, Kiểm sát viên phải kiểm sát lại toàn bộ nội dung mà thư ký đã tổng hợp trong biên bản xem đã đảm bảo, đủ, đúng với diễn biến thực tế quá trình cưỡng chế hay không. Nếu chưa đúng, chưa đủ thì yêu cầu điều chỉnh cho phù hợp.
Khi Chấp hành viên thông qua biên bản nếu người có tài sản, người liên quan,  người phải THA có ý kiến về số liệu đo đạc, số lượng đo, đếm có sai sót thì kiểm sát viên phải yêu cầu cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung đo, vẽ, đếm có khiếu nại phải tiến hành kiểm tra lại dưới sự chứng kiến của đương sự, để xác định số liệu 01 lần nữa trước khi chốt biên bản.
Khi kiểm sát viên ký vào biên bản, phải đảm bảo:
+ Biên bản đã có đủ chữ ký của các thành phần tham gia kể cả thư ký và Chấp hành viên. Tránh trường hợp Kiểm sát viên ký trước, sau đó biên bản có 01 số thành viên không ký vào, thậm chí là thư  ký và Chấp hành viên cũng có khi quên ký vào biên bản.
+ Kiểm sát viên kiểm tra nội dung biên bản xong phải ký nháy (ký tắt) vào từng trang biên bản. Việc ký nháy vào từng trang trong biên bản sẽ đảm bảo được các trang biên bản không bị thay đổi nội dung.
+ Khi có ý kiến phải chỉnh sữa biên bản, bỏ chữ hay 01 câu nào đó trong biên bản thì phải gạch bỏ nhưng không được tẩy, xóa rồi viết đè lên, và phải yêu cầu đương sự ký xác nhận nội dung gạch bỏ sữa chữa trong biên bản.
Ngòai ra, trên thực tế trong quá trình cưỡng chế, kê biên rất nhiều đối tượng có thái độ chống đối, tìm mọi biện pháp để Hội đồng cưỡng chế, kê biên phải hoãn buỗi cưỡng chế, kê biên lại. Thông thường Chấp hành viên phải giải thích cho đương sự, nhưng do đương sự có thái độ không tin tưởng vào cơ quan THADS, nên Chấp hành viên né tránh bằng cách giới thiệu với đương sự “Hôm nay có Viện kiểm sát kiểm sát quá trình cưỡng chế, kê biên của Hội đồng nên nếu ông, bà không đồng ý với việc làm của chúng tôi thì có quyền có ý kiến với vị đại diện của Viện kiểm sát”  như vậy, trách nhiệm giải thích với đương sự đã được Chấp hành viên đẩy cho kiểm sát viên. Trong những trường hợp như vậy thì Kiểm sát viên không thể thoái thác được  mà đòi hỏi phải có sự linh hoạt, nắm bắt tâm lý của đương sự, am hiểu các quy định pháp luật, các văn bản hướng dẫn thực hiên Luật mới có thể tự tin giải thích và phân tích để cho đương sự hiểu và hợp tác.
Chú ý, trong quá trình cưỡng chế, kê biên nếu có phóng viên nhà báo đến tác nghiệp, phải yêu cầu Chấp hành viên kiểm tra thẻ nhà báo, giấy giới thiệu của Tòa soạn nơi phóng viên công tác. Phải cặp nhật nội dung phát sinh này vào biên bản cưỡng chế, kê biên. Tránh trường hợp sau khi có báo chí tác nghiệp, đăng bài không đúng sự thật, nhưng không có tài liệu xác định phóng viên nào, báo nào tác nghiệp.
Ngoài ra, cần chú ý 01 nguyên tắc là trong quá trình cưỡng chế, kê biên phát sinh tình tiết gì, nội dung gì thì phải được cặp nhật phản ảnh vào biên bản đầy đủ.

3/ Giai đoạn tác nghiệp của Chấp hành viên sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản THA:
Đây là giai đoạn mà hiện nay thực tế kiểm sát 02 cấp còn thả lỏng, vì 01 phần là do thiếu nhân lực, 01phần chưa đánh giá đúng chức năng của Kiểm sát đối với giai đoạn này. Vì vậy, thực trạng hiện nay Chấp hành viên tự tác nghiệp và tự giải quyết theo ý chí, phương pháp của họ nên dẫn đến nhiều sai phạm. Hậu quả, rất nhiều trường hợp bị khiếu nại, tố cáo. Và đã có nhiều vụ việc phải bồi thường cho công dân.
Vì vậy, hiện nay P11 viện kiểm sát nhân dân tỉnh Gia Lai đã đưa việc kiểm sát hồ sơ ở giai đoạn này vào công tác và nhiệm vụ thường xuyên của phòng.
Để thực hiện được nhiệm vụ này, cần:
* Sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản, phải kiểm sát được quy trình tiếp theo, cụ thể:
- Đối với việc thẩm định giá tài sản:
+ Việc cho đương sự thỏa thuận giá đã được thực hiện đảm bảo quy trình theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 98 Luật THADS năm 2008 được sữa đổi bổ sung năm 2014 (gọi tắt là Luật THADS năm 2014).
+ Chấp hành viên ký hợp đồng thẩm định giá với Trung tâm thẩm định giá đã đảm bảo quy định tại khoản 2 Điều 98 Luật THADS năm 2014 không.
+ Kết quả thẩm định giá đã được thong báo hợp lệ cho các đương sự trong vụ việc THADS chưa?
- Đối với việc bán đấu giá tài sản THA:
+ Kiểm sát hồ sơ để xác định quyền thỏa thuận chọn tổ chức bán đấu giá của người phải THA đã  được THA đã được Chấp hành viên thực hiện đúng quy định tại khoản 2 Điều 101 Luật THADS năm 2014 chưa?
+ Chấp hành viên ký hợp đồng bán đấu giá tài sản đã đảm bảo các quy trình được quy định tại khoản 2 Điều 101 Luật THADS năm 2014 chưa?
- Tổng hợp những nội dung phát sinh tại buổi cưỡng chế, kê biên như:
+ Phát sinh tranh chấp với hộ liền kề về ranh giới.
+ Diện tích tài sản có phát sinh tăng, giảm so với giấy chứng nhận QSDĐ đất.
+Tài sản gắn liền trên đất có phát sinh đến quyền lợi của bên thứ 3.
+Tài sản khi thế chấp là loại tài sản khác với tài sản khi cưỡng chế, kê biên. +………………
Từ những nội dung phát sinh thực tế, để có kế hoạch yêu cầu Chấp hành viên trao đổi biện pháp xử lý các nội dung phát sinh. Đồng thời 01 tuần 01 lần qua cơ quan THADS yêu cầu cho kiểm sát các tài liệu phát sinh.
* Trong quá trình bán đấu giá tài sản:
- Kiểm sát được các thủ tục thông báo, niêm iết bán đấu giá xem có đảm bảo đúng quy định không?
- Các lần giảm giá bán tài sản có đúng thời gian không? thủ tục thông báo cho người phải THA, người được THA và người có lien quan có đảm bảo đầy đủ, đúng quy định không?
- Thủ tục tại phiên bán đấu giá có diễn ra đúng quy định không? người mua đấu giá thành tài sản có thực hiện đúng quy trình về đăng ký mua tài sản đấu giá không?
- Người mua trúng tài sản  bán đấu giá nộp tiền mua tài sản có đúng theo thời hạn trong hợp đồng mua tài sản đã ký với trung tâm bán đấu giá đứng ra bán tài sản không?
Mỗi tác nghiệp sau cưỡng chế, kê biên của Chấp hành viên thì kiểm sát viên đều phải có sự cân nhắc, đối chiếu quy định pháp luật về THA và những văn bản quy định khác có liên quan để xác định tác nghiệp của Chấp hành viên có đúng quy định pháp luật không? Có đảm bảo quyền lợi cho người được THA, người phải THA và những người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan không?
Nếu phát hiện có vi phạm cần phải trao đổi với Chấp hành viên, đến mức cần thiết thì phải báo cáo Lãnh đạo viện ban hành các văn bản theo quy định pháp luật để đảm bảo thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của Kiểm sát THADS.
Chỉ có biện pháp kiểm sát liên tục như vậy đối với hồ sơ cưỡng chế, kê biên tài sản THA thì  khâu Kiểm sát THADS mới  kịp thời phát hiện được vi phạm trong giai đoạn chuẩn bị cưỡng chế, kê biên, giai đoạn cưỡng chế, kê biên và cuối cùng là giai đoạn  sau cưỡng chế, kê biên để kịp thời có biện pháp chấn chỉnh, hạn chế vi phạm của Chấp hành viên đảm bảo cho quyền lợi của Công dân được bảo vệ và sẽ hạn chế được đơn thư khiếu nại, tố cáo đối với biện pháp THADS này của Cơ quan THADS.

Đây là giải pháp mà phòng Kiểm sát THADS tỉnh Gia Lai đang triển khai, áp dụng và đã đạt được hiệu quả cao trong công tác Kiểm sát thi hành án đối với quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS của Cơ quan THADS. Qua đó, đã phát hiện ra nhiều vi phạm của cơ quan THADS. Từ kết quả thực tiễn tổng hợp, đúc kết  để xây dựng đề tài về Giải pháp nâng cao kỷ năng trực tiếp kiểm sát quá trình cưỡng chế, kê biên tài sản THADS và tác nghiệp hồ sơ sau khi cưỡng chế, kê biên tài sản của Cơ quan THADS, đây là giải pháp hữu ích cho Viện kiểm sát 02 cấp để nâng cao hiệu quả công tác kiểm sát đối với lĩnh vực này./.
 

Tác giả bài viết: Hứa Thị Trung Nghĩa

TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT ÁN DÂN SỰ


Nhằm đảm bảo giải quyết những vụ việc dân sự, Bộ luật TTDS đã hoàn thành nội dung về trình tự giải quyết vụ việc từ lúc phát sinh đến khi kết thúc. Dưới đây là các bước hướng dẫn, giúp bạn đọc hình dung sơ bộ quá trình xử lý vụ án qua các giai đoạn khác nhau:

Bước 1: Thụ lý vụ án

Theo quy định tại Điều 191 Bộ luật tố tụng dân sự 2015, Tòa án phải nhận đơn khởi kiện do đương sự nộp trực tiếp tại Tòa án hoặc gửi qua bưu điện và phải ghi vào sổ nhận đơn. Trường hợp Tòa án nhận đơn khởi kiện được gửi bằng phương thức gửi trực tuyến thì Tòa án in ra bản giấy và phải ghi vào sổ nhận đơn.

=> Chánh án tòa phân công Thẩm phán xem xét đơn (Trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận đơn)

=> Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày Thẩm phán đước phân công xem xét đơn khởi kiện, Tòa án phải xem xét và có một trong các quyết định sau đây:

+ Thụ lý vụ án nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết;

+ Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền và báo cho người khởi kiện, nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của tòa án khác;

+ Trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện, nếu việc đó không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án.

+Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án theo thủ tục thông thường hoặc theo thủ tục rút gọn nếu vụ án có đủ điều kiện để giải quyết theo thủ tục rút gọn quy định tại khoản 1 Điều 317 của Bộ luật này  

Bước 2: Hòa giải vụ án

- Theo quy định tại Khoản 1 Điều 205 BLTTDS 2015 thì trong thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm vụ án, Tòa án tiến hành hòa giải để các đương sự thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án, trừ những vụ án không được hòa giải hoặc không tiến hành hòa giải được quy định tại Điều 206 và Điều 207 BLTTDS.

+ Ra quyết định hòa giải thành  khi không có đương sự thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận

+ Trong trường hợp hòa giải không thành, Thẩm phán chủ tọa phiên hòa giải lập biên bản hòa giải không thành và thực hiện các thủ tục tiếp theo để đưa vụ án ra xét xử.

Bước 3: Chuẩn bị xét xử

Trong thời hạn chuẩn bị xét xử, tùy từng trường hợp, Thẩm phán ra một trong các quyết định sau đây:

+ Công nhận sự thỏa thuận của các đương sự;

+ Tạm đình chỉ giải quyết vụ án dân sự;

+ Đình chỉ giải quyết vụ án dân sự

+ Đưa vụ án ra xét xử.

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày có quyết định đưa vụ án ra xét xử, Tòa án phải mở phiên tòa, trong trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn này là 02 tháng (Điều 203)

Bước 4: Mở phiên tòa xét xử

Theo quy định tại Điều 196 BLTTDS 2015 phiên tòa phải được tiến hành đúng thời gian, địa điểm đã được ghi trong quyết định đưa vụ án ra xét xử hoặc trong giấy báo mở lại phiên tòa trong trường hợp phải hoãn phiên tòa. Thành phần tham gia phiên tòa được quy định từ Điều 227 đến Điều 232 tại BLTTHS, gồm: Đương sự, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sựngười có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan; Người đại diện của đương sự; Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự; Người làm chứng; Người giám định và Người phiên dịch, Kiếm sát viên.

 THỦ TỤC TIẾN HÀNH PHIÊN TÒA SƠ THẨM

* Chuẩn bị khai mạc phiên tòa (Điều 237): Là thủ tục của Thư ký Tòa án gồm các công việc: phổ biến nội quy, xác định sự vắng mặt có mặt theo giấy giới thiệu, ổn định trật tự, yêu cầu mọi người đứng dâỵ khi HĐXX vào làm việc.

* Thủ tục bắt đầu phiên tòa: gồm các công việc sau:

-  Khai mạc phiên tòa (Điều 239)

+ Chủ tọa phiên tòa khai mạc và đọc quyết định đưa vụ án ra xét xử;

+ Giải quyết yêu cầu thay đổi người tiến hành tố tụng, người giám định và người phiên dịch;

+ Xem xét, quyết định hoãn phiên tòa khi có người vắng mặt;

+ Bảo đảm tính khách quan của người làm chứng;

*Thủ tục tranh tụng tại phiên tòa

– Hỏi tại phiên tòa: thứ tự hỏi tại phiên tòa (Điều 249)

+ Nguyên đơn, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nguyên đơn hỏi trước, tiếp đến bị đơn, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bị đơn, sau đó là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;

+ Những người tham gia tố tụng khác;

+ Chủ tọa phiên tòa, Hội thẩm nhân dân;

+ Kiểm sát viên tham gia phiên tòa.

- Thủ tục tranh luận tại phiên tòa (Điều 260): Đây là hoạt động trung tâm của phiên tòa, bảo đảm cho đương sự bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của mình trước tòa án.

- Qua tranh luận, nếu xét thấy có tình tiết của vụ án chưa được xem xét, việc xem xét chưa được đầy đủ hoặc cần xem xét thêm chứng cứ thì Hội đồng xét xử quyết định trở lại việc hỏi và tranh luận. (Điều 263

*Nghị án và tuyên án

-  Nghị án (Điều 264): Là việc Hội đồng xét xử xem xét, quyết định giải quyết vụ án. Có thể trở lại việc hỏi và tranh luận (Điều 265).

- Tuyên án (Điều 267): Sau khi bản án đã được thông qua, Hội đồng xét xử trở lại phòng xét xử để tuyên án.Thủ tục giám đốc thẩm

THỦ TỤC GIÁM ĐỐC THẨM

      Giám đốc thẩm là xét lại bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật nhưng bị kháng nghị giám đốc thẩm khi có căn cứ quy định tại Điều 326 có vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng, kết luận trong bản án không phù hợp Có sai lầm trong việc áp dụng pháp luật dẫn đến việc ra bản án.

    Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày bản án có hiệu lực pháp luật nếu phát hiện có vi phạm pháp luật trong bản án thì đương sự có quyền đề nghị bằng văn bản với người có thẩm quyền kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm.

=> Tòa án, Viện kiểm sát nhận đơn đề nghị do đương sự nộp trực tiếp tại Tòa án, Viện kiểm sát hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính và phải ghi vào sổ nhận đơn, cấp giấy xác nhận đã nhận đơn cho đương sự

=> Đương sự đươc quyền bổ sung, xác minh tài liệu, chứng cứ trong thủ tục giám đốc thẩm (Điều 330), thay đổi, bổ sung, rút kháng nghị giám đốc thẩm điều 335.

=> Trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày nhận được kháng nghị kèm theo hồ sơ vụ án, Tòa án có thẩm quyền giám đốc thẩm phải mở phiên tòa để xét xử vụ án theo thủ tục giám đốc thẩm.

=> Chánh án Tòa án phân công một Thẩm phán làm bản thuyết trình về vụ án tại phiên tòa. Bản thuyết trình tóm tắt nội dung vụ án và các bản án, quyết định của các cấp Tòa án, nội dung của kháng nghị. Bản thuyết trình phải được gửi cho các thành viên Hội đồng xét xử giám đốc thẩm chậm nhất là 07 ngày trước ngày mở phiên tòa giám đốc thẩm.

=> Sau đó, Hội đồng xét xử giám đốc thẩm có thẩm quyền:

+ Giữ nguyên bản án, quyết định đúng pháp luật của Tòa án cấp dưới đã bị hủy hoặc bị sửa Điều 344.

+ Hủy một phần hoặc toàn bộ bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật để xét xử lại theo thủ tục sơ thẩm hoặc xét xử lại theo thủ tục phúc thẩm Điều 345.

+ Hủy bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật và đình chỉ giải quyết vụ án Điều 346.

+ Sửa một phần hoặc toàn bộ bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật Điều 347

Quyết định giám đốc thẩm có hiệu lực pháp luật kể từ ngày Hội đồng giám đốc thẩm ra quyết định

THỦ TỤC TÁI THẨM

    Có căn cứ quy định tại điều 352 khi phát hiện được tình tiết quan trọng của vụ án mà đương sự đã không thể biết; Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân, Kiểm sát viên cố ý làm sai lệch hồ sơ vụ án hoặc cố ý kết luận trái pháp luật;…

     Thời hạn kháng nghị theo thủ tục tái thẩm là 01 năm, kể từ ngày người có thẩm quyền kháng nghị biết được căn cứ để kháng nghị theo thủ tục tái thẩm

     Hội đồng xét xử tái thẩm có thẩm quyền:

+ Không chấp nhận kháng nghị và giữ nguyên bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật.

+ Hủy bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật để xét xử sơ thẩm lại theo thủ tục do Bộ luật này quy định.

+ Hủy bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật và đình chỉ giải quyết vụ án.

Toàn bộ nội dung trình bày về các bước hướng dẫn thủ tục giải quyết vụ án dân sự theo Bộ luật TTDS 2015.

 Theo danluat.vn
 

Wednesday, February 20, 2019

MẸO LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ

Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tý liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

1. Lưu theo vần, mẫu tự:

Sử dụng cho hồ sơ tên:

  • Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tý liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
  • Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư  liệu.
  • Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
  • Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

Hồ sơ theo chủ đề:

  • Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
  • Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
  • Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
  • Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
  • Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
  • Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.

Hồ sơ theo địa danh:

  • Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
  • Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).

2. Lưu theo số, mã số

  • Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
  • Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
  • Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

  • Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
  • Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
  • Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
  • Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

  • Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
  • Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
  • Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.

Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

  • Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
  • Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
  • Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.

Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.

6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

  • Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
  • Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.

Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.

Thuận lợi:

Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.

Khó khăn:

  • Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
  • Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.

8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

  • Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
  • Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.

Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Bất lợi:

  • Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
  • Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.

9. Quản lý phân tán theo bộ phận

Ưu điểm

  • Tránh được sự trì hoãn không cần thiết
  • Dễ dàng thực hiện
  • Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác

Nhược điểm:

  • Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
  • Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
  • Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
  • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
  • Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.

10. Quản lý theo tập trung

Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.

11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại

Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:

  • Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
  • Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn