Quy trình trong Tác nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức nào, quy trình thường được thiết lập nhằm mục đích tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả và thuận lợi hơn. Điều này đồng nghĩa với việc quy trình không phải là rào cản hay điều kiện khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ, mà thay vào đó nó chính là công cụ hỗ trợ quan trọng cho nhân viên.

Đầu tiên, quy trình giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ, bước đi cũng như trách nhiệm của từng cá nhân. Khi mỗi người đều biết nhiệm vụ của mình và cách thức thực hiện, công việc sẽ được tiến hành mạch lạc hơn, hạn chế được sự nhầm lẫn và trễ hạn. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp các thành viên trong tổ chức làm việc một cách thống nhất, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

Thứ hai, quy trình còn giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Thay vì phải tốn thời gian tìm hiểu cách làm việc mỗi khi có một nhiệm vụ mới, các nhân viên có thể dựa vào quy trình đã được thiết lập để triển khai công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn

 

giảm thiểu chi phí cho tổ chức.

Cuối cùng, quy trình cũng là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá và cải tiến công việc. Thông qua việc theo dõi quy trình, các nhà quản lý có thể phát hiện ra những điểm tắc nghẽn và bất cập, từ đó điều chỉnh và nâng cao hiệu suất làm việc. Điều này cho phép tổ chức phát triển và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi từ môi trường bên ngoài.

Tóm lại, quy trình không phải là yếu tố gây khó khăn trong tác nghiệp mà chính là công cụ hỗ trợ giúp cho công việc diễn ra thuận lợi, hiệu quả và đồng bộ hơn. Khi được vận dụng đúng cách, quy trình sẽ trở thành bàn đạp cho sự phát triển của tổ chức.

Văn hóa, đoàn thể: Hồn cốt của doanh nghiệp thành công

Văn hóa doanh nghiệp, giống như một bản sắc riêng biệt, định hình cách thức mọi người làm việc, tương tác và đạt được mục tiêu chung. Nó không chỉ là những quy định, mà còn là những giá trị, niềm tin được chia sẻ và truyền cảm hứng cho toàn bộ nhân viên. Khi văn hóa doanh nghiệp được xây dựng vững chắc, nó trở thành một lực lượng mạnh mẽ, thúc đẩy sự gắn kết, sáng tạo và hiệu quả làm việc.

Tại sao văn hóa, đoàn thể lại quan trọng?

• Đoàn kết và gắn kết: Văn hóa chung tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết, nơi mọi người cảm thấy được kết nối và thuộc về một tập thể.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung và chia sẻ cùng một hệ thống giá trị, họ sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn.
• Tăng cường sáng tạo: Một văn hóa cởi mở và khuyến khích sự khác biệt sẽ tạo điều kiện cho nhân viên tự do thể hiện ý tưởng và đổi mới.
• Xây dựng thương hiệu mạnh: Văn hóa doanh nghiệp độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng một hình ảnh riêng biệt trong tâm trí khách hàng và đối tác.
• Giữ chân nhân tài: Một môi trường làm việc tích cực với văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ thu hút và giữ chân những nhân tài.

Làm thế nào để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ?

• Xác định các giá trị cốt lõi: Lãnh đạo cần xác định rõ những giá trị mà doanh nghiệp muốn hướng đến và truyền đạt chúng một cách nhất quán.
• Tạo ra những trải nghiệm chung: Tổ chức các hoạt động, sự kiện để nhân viên có cơ hội tương tác và chia sẻ với nhau.
• Khuyến khích sự tham gia: Tạo ra một môi trường làm việc mở, nơi mọi nhân viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến.
• Công nhận và khen thưởng: Đánh giá và khen thưởng những hành vi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Lãnh đạo đi đầu: Lãnh đạo cần làm gương để nhân viên noi theo.
• 
  
  

Đoàn thể trong doanh nghiệp

Đoàn thể là những nhóm nhỏ hơn trong doanh nghiệp, nơi mọi người có thể cùng nhau làm việc và hỗ trợ lẫn nhau. Đoàn thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo ra sự gắn kết và thúc đẩy sự phát triển của từng cá nhân.

Kết luận

Văn hóa, đoàn thể là những yếu tố không thể thiếu để xây dựng một doanh nghiệp thành công. Khi văn hóa doanh nghiệp được xây dựng một cách vững chắc, nó sẽ trở thành một tài sản vô giá, giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn và đạt được những thành công bền vững.

RACI là gì? Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM).

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Trên các dự án lớn hơn, RAM có thể được phát triển ở nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ: RAM cấp cao có thể xác định trách nhiệm của đội dự án, nhóm hoặc đơn vị tương ứng với mỗi cấu phần của WBS (gói công việc). RAM cấp thấp hơn được sử dụng trong nhóm để chỉ định vai trò, trách nhiệm và cấp thẩm quyền cho các hoạt động cụ thể. Định dạng ma trận hiển thị tất cả các hoạt động liên quan đến một người và tất cả những người được liên kết với một hoạt động. Điều này cũng đảm bảo rằng chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình (accountable) cho bất kỳ một nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc có thẩm quyền cho công việc.

 

Ma trận RACI (RACI matrix) là gì?

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:

- R - Responsible: trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành (nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R - trách nhiệm thực thi cho gói công việc/hoạt động đó. Do đó một gói công việc/hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.

- A - Accountable: trách nhiệm giải trình. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó. Cho dù gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một gói công việc/hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất lớn là gói công việc/hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động thì cũng có rủi ro lớn là gói công việc/hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau. Do đó luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc/hoạt động!

- C - Consult: tham vấn. Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc/hành động.

- I - Inform: thông báo. Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan I để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/hoạt động đó.

Biểu đồ mẫu RACI như thế nào?

Biểu đồ mẫu RACI thường có dạng:

• Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động

• Hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

• Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

 

Giám đốc dự án có thể chọn các tùy chọn khác, chẳng hạn như vai trò "Lead" (Lãnh đạo) hoặc "Resource" (Nguồn lực) tùy vào sự phù hợp với một dự án cụ thể. Biểu đồ RACI là một công cụ hữu ích được sử dụng để đảm bảo phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi nhóm bao gồm các nguồn lực bên trong và bên ngoài.

Lấy ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì cách đọc là:

- Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi công việc hoạt động CC [Responsible];

- Để thực hiện được công việc này thì Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (có thể đây là 2 người có chuyên môn hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult];

- Hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này sẽ được Ms Lan thông báo cho Ms An [Inform];

- Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC là Mr Trọng [Accountable]

Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án

Bước 1. Xác định danh sách các gói công việc/hoạt động

Danh sách các gói công việc/hoạt động này có được nhờ kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động trong dự án. Liệt kê danh sách tất cả gói công việc/hoạt động này vào cột bên trái.

Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Rà soát

Để đảm bảo một gói công việc/hoạt động bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan quan trọng

Thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng nguồn lực của phòng ban này. Việc này nhằm đảm bảo có được sự đồng thuận của các bên liên quan nhằm giúp gói công việc/hoạt động có thể được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.